Mục đích của chính sách
Chính sách này nhằm mục đích hướng dẫn đặt chỗ và sử dụng Hội trường và Sân thượng tại Thư viện East County, phù hợp với sứ mệnh của Thư viện Quận Multnomah là hỗ trợ cho cộng đồng học tập và sáng tạo.
Nội dung Chính sách
Khi thư viện không sử dụng, Hội trường và Sân thượng sẽ được cho thuê để tổ chức những sự kiện quy mô lớn, bao gồm các buổi diễn thuyết, hội thảo, biểu diễn và các sự kiện riêng tư. Thư viện cam kết cung cấp quyền tiếp cận các khu vực hội họp một cách công bằng, bất kể niềm tin, giá trị và mối liên hệ của các cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu sử dụng.
Việc cho phép sử dụng Hội trường hoặc Sân thượng hoàn toàn không có nghĩa là thư viện ủng hộ bất kỳ cá nhân, tổ chức, chương trình hoặc quan điểm nào được trình bày trong sự kiện.
Chính sách này chỉ áp dụng riêng cho Hội trường và Sân thượng tại Thư viện East County, vui lòng xem phần Đặt trước phòng cộng đồng để biết thông tin về các khu vực khác dành cho cộng đồng sử dụng tại thư viện.
Giới hạn về Đặt chỗ và Sử dụng
- Hội trường có thể được thuê trong tối đa 8 giờ vào giờ mở cửa của thư viện. Sân thượng chỉ có thể được thuê trong tối đa 4 giờ vào khung giờ được chỉ định và chỉ có thể sử dụng từ tháng 6 đến tháng 10. Xem trang Đặt chỗ Hội trường và Sân thượng để biết thêm thông tin.
- Hội trường và Sân thượng không thể được sử dụng vào thứ Hai và thứ Năm.
- Thời gian đặt chỗ bao gồm cả thời gian lắp đặt, tháo dỡ và dọn dẹp khu vực do người sử dụng thực hiện. Quý vị không thể vào địa điểm sớm trước giờ mở cửa thư viện vào ngày đã đặt, hoặc nếu khu vực đang được sử dụng trước giờ đặt chỗ. Để nhân viên có thời gian dọn dẹp và người tham dự rời khỏi tòa nhà, các sự kiện trong Hội trường phải kết thúc 30 phút trước khi thư viện đóng cửa. Các sự kiện trên Sân thượng phải kết thúc chậm nhất 60 phút trước khi thư viện đóng cửa.
- Phải đặt chỗ ít nhất 60 ngày trước ngày diễn ra sự kiện. Có thể cần đặt chỗ tối đa sáu tháng trước khi diễn ra sự kiện.
- Quyền sử dụng sẽ được xác định theo nguyên tắc người đặt chỗ trước sẽ được sử dụng trước. Do nhu cầu cao và khả năng cung cấp hạn chế, việc sử dụng các khu vực này giới hạn chỉ một lần thuê mỗi tháng, một trong hai khu vực là Hội trường hoặc Sân thượng cho mỗi người nộp đơn đăng ký. Mỗi sở ban ngành của Quận Multnomah chỉ được thuê một trong hai khu vực này một lần mỗi tháng. Một lần thuê có thể bao gồm nhiều ngày sử dụng (tối đa 3 ngày và phải là các ngày liên tiếp) đối với Hội trường hoặc có thể đối với cả Hội trường và Sân thượng. Không được phép thuê nhiều ngày đối với Sân thượng, dù thuê kết hợp với Hội trường hay thuê riêng. Không được phép đặt chỗ để giữ chỗ.
- Tất cả người nộp đơn phải hoàn thành và nộp đơn đăng ký thông qua trang Đặt chỗ Hội trường và Sân thượng; việc đặt chỗ chỉ hoàn tất khi thư viện đã nhận được thỏa thuận cấp phép có chữ ký, khoản thanh toán đầy đủ và (các) giấy chứng nhận bảo hiểm từ người sử dụng ít nhất 30 ngày trước sự kiện và thư viện cũng đã ký vào giấy phép. Người lớn từ 18 tuổi trở lên phải hoàn thành mẫu đơn đăng ký và giấy phép và phải có mặt trong suốt thời gian đặt chỗ.
- Quý vị phải nộp phí đăng ký không hoàn lại là $50 sau khi mỗi đơn đăng ký nhận được chấp thuận ban đầu. Nếu đơn đăng ký được phê duyệt, khoản phí $50 này sẽ được trừ vào tổng phí thuê.
- Để được hưởng mức giá thuê dành cho tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phải nộp bằng chứng về tình trạng phi lợi nhuận trước khi nộp thỏa thuận cấp phép có chữ ký.
- Việc đặt chỗ có thể dành cho các sự kiện mở (bất cứ ai muốn tham dự đều có thể tham dự) hoặc sự kiện riêng tư (không mở cửa cho công chúng, chỉ khách mời của cá nhân hoặc tổ chức đó mới được phép tham dự sự kiện).
- Các chương trình của thư viện và các sự kiện do thư viện tài trợ sẽ được ưu tiên sử dụng Hội trường và Sân thượng.
- Việc gây quỹ và nhận quyên góp chỉ được phép đối với các tổ chức phi lợi nhuận 501(c)(3). Không được phép tổ chức hoạt động thương mại.
- Không được phép thu phí vào cửa các sự kiện, trừ trường hợp là một phần gây quỹ của các tổ chức phi lợi nhuận 501(c)(3).
- Không được phép tổ chức vận động chính trị ủng hộ hoặc phản đối một ứng cử viên, kiến nghị dự luật tiên khởi, kiến nghị trưng cầu dân ý, kiến nghị bãi nhiệm, dự luật trên lá phiếu hoặc ủy ban chính trị, bao gồm cả việc gây quỹ. Theo quy định của hạn chế này, vận động chính trị không bao gồm diễn đàn hoặc cuộc tranh luận mở cho tất cả các bên.
Quy tắc dành cho Người sử dụng
Bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào sử dụng Hội trường hoặc Sân thượng đều phải chịu trách nhiệm tuân thủ chính sách này, quy tắc của thư viện và bất kỳ chính sách của thư viện nào khác. Sau đây là các quy tắc sử dụng Hội trường và Sân thượng:
- Người sử dụng phải tuân thủ tất cả các luật và chính sách của liên bang, tiểu bang và địa phương.
- Phải có một người đại diện trưởng thành (từ 18 tuổi trở lên) có mặt trong thời gian
đặt chỗ. - Không được phép tổ chức các hoạt động gây tiếng ồn không thể kiểm soát được trong Hội trường. Đối với Sân thượng, tiếng ồn không được vượt quá giới hạn được quy định trong Quy tắc Kiểm soát Tiếng ồn của Thành phố Gresham (City of Gresham’s Noise Control Code) (xem mục 7.20).
- Người sử dụng không được phép tuyên bố hoặc ngụ ý rằng sự kiện của họ được tổ chức, tài trợ hoặc ủng hộ bởi Thư viện Quận Multnomah hoặc Quận Multnomah. Để bảo đảm hiểu rõ vai trò của thư viện, các tài liệu quảng bá sự kiện phải có một tuyên bố miễn trừ trách nhiệm nêu rõ: “Sự kiện này không phải do Thư viện Quận Multnomah tổ chức, tài trợ hoặc ủng hộ.”
- Người sử dụng có trách nhiệm bảo đảm rằng việc sử dụng của họ không xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người khác, bao gồm cả việc bảo đảm quyền biểu diễn và cấp phép đối với phim ảnh, âm nhạc và các nội dung khác do người khác tạo ra mà không thuộc phạm vi tài sản công. Thư viện không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ hành vi vi phạm luật bản quyền hoặc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của bên thứ ba nào do người sử dụng khu vực gây ra.
- Người sử dụng có trách nhiệm bảo đảm số người tham dự sự kiện của họ không vượt quá sức chứa tối đa của các khu vực này. Xem thông tin về sức chứa được liệt kê trên trang Đặt chỗ Hội trường và Sân thượng.
- Thư viện không chịu trách nhiệm nếu xảy ra hành vi trộm cắp hoặc hư hỏng tài sản được mang vào Hội trường và Sân thượng.
- Người sử dụng sẽ chịu trách nhiệm về các chi phí phát sinh do hư hỏng tài sản thư viện.
Chấm dứt, hoàn tiền và mất quyền sử dụng trong tương lai
Chấm dứt
Sau khi hoàn tất việc đặt chỗ và giấy phép được người sử dụng và thư viện ký, giấy phép chỉ có thể bị chấm dứt vì những lý do được liệt kê dưới đây:
- Người sử dụng và thư viện đều đồng ý chấm dứt giấy phép.
- Người sử dụng hoặc thư viện không tuân thủ các điều khoản của giấy phép.
- Thư viện xác định rằng người sử dụng hoặc các nhà thầu độc lập, đại lý, nhân viên, nhà cung cấp, khách hoặc người được mời của họ đang vi phạm các quy tắc của thư viện, chính sách của thư viện hoặc giấy phép, điều này có thể dẫn đến việc chấm dứt sự kiện ngay lập tức.
- Thư viện xác định rằng đã phát sinh xung đột hoặc các tình huống không thể kiểm soát, bao gồm cả các tình huống làm gián đoạn hoạt động của thư viện hoặc gây ra rủi ro về sức khỏe hoặc an toàn. Việc xác định này có thể được thực hiện trước hoặc trong khi sự kiện diễn ra, có thể dẫn đến việc chấm dứt sự kiện ngay lập tức.
Nếu giấy phép bị chấm dứt, thư viện sẽ hoàn trả một phần phí thuê thông qua phương thức thanh toán ban đầu chỉ khi thư viện và người sử dụng đã đồng ý chấm dứt giấy phép; thư viện đã không tuân thủ các điều khoản của giấy phép; hoặc có xung đột hoặc các trường hợp không thể kiểm soát và sự kiện không được dời lịch. Trong những trường hợp đó, số tiền hoàn trả một phần sẽ là phí thuê đã thanh toán, trừ đi phí đăng ký $50 và bất kỳ chi phí nào mà thư viện đã phải chịu tại thời điểm chấm dứt, bao gồm cả bất kỳ số tiền nào mà thư viện đã cam kết thanh toán mà không thể thu hồi.
Người sử dụng sẽ không được hoàn tiền nếu việc chấm dứt xảy ra vì những lý do khác đã nêu bên trên.
Mất quyền sử dụng trong tương lai
Nếu vi phạm quy tắc của thư viện, thỏa thuận cấp phép hoặc chính sách của thư viện, người sử dụng có thể bị cảnh cáo, bị hạn chế quyền sử dụng hoặc mất quyền thuê trong thời gian từ một ngày đến tối đa ba năm theo hướng dẫn về hạn chế quyền sử dụng của Thư viện. Người sử dụng sẽ được thông báo về các vi phạm xảy ra trong thời gian họ sử dụng khu vực đã đặt. Thư viện có quyền từ chối bất kỳ đơn đăng ký nào nếu trong quá trình sử dụng phòng sinh hoạt cộng đồng, Hội trường hoặc Sân thượng trước đó, người nộp đơn đã vi phạm
quy tắc của thư viện, thỏa thuận cấp phép hoặc bất kỳ chính sách của thư viện nào khác. Nếu bị từ chối bất kỳ đơn đăng ký nào, người sử dụng đều có thể khiếu nại lên Giám đốc Thư viện trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo từ chối.
Phí Thuê
Thư viện Quận Multnomah đưa ra các mức giá thuê như sau. Mức giá được tính dựa trên thời gian đặt chỗ tối thiểu là bốn giờ. Đối với Hội trường, người sử dụng có thể đặt chỗ thêm 4 giờ nữa, tổng cộng tối đa là 8 giờ.
Tất cả các hạng mục cho thuê đều bao gồm wi-fi, kỹ thuật ứng dụng cơ bản, dịch vụ dọn dẹp cơ bản và hỗ trợ lắp đặt và tháo dỡ tối thiểu. Có thể áp dụng phí bổ sung tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của sự kiện. Sau khi xem xét đơn đăng ký, nhân viên sẽ xác định nhu cầu về:
- Phí bảo vệ được tính dựa trên phân tích của ban quản lý Thư viện theo các tiêu chí bao gồm nhưng không giới hạn ở: số lượng người tham gia dự kiến, sự kiện mở cửa cho công chúng hay riêng tư, giá trị của tài liệu hoặc thiết bị trong sự kiện. Người sử dụng cũng có thể yêu cầu thêm dịch vụ bảo vệ cho thời gian đặt chỗ.
- Các dịch vụ dọn dẹp bổ sung được cung cấp dựa trên: phạm vi và quy mô sự kiện, có phục vụ ăn uống hay không, số lượng người tham gia dự kiến. Người sử dụng cũng có thể yêu cầu các dịch vụ dọn dẹp bổ sung cho thời gian đặt chỗ.
- Kỹ thuật viên nghe nhìn, hỗ trợ chương trình và các nhân viên khác của Quận sẽ được bố trí dựa trên: quy mô và loại sự kiện, nhu cầu về thiết bị (bao gồm cả việc sử dụng các thiết bị chuyên dụng như bàn điều khiển âm thanh, camera và nhiều micrô).
Những cá nhân sống bên ngoài Quận Multnomah và các tổ chức có trụ sở chính bên ngoài Quận Multnomah sẽ phải trả thêm $50 ngoài giá thuê cơ bản.
Mức giá
Giá thuê Hội trường Cơ bản
Cá nhân - $200 tối đa 4 giờ, $400 tối đa 8 giờ
Các tổ chức phi lợi nhuận và cơ quan chính quyền, bao gồm cả Quận Multnomah - $275 tối đa 4 giờ, $500 tối đa 8 giờ
Các tổ chức vì lợi nhuận - $375 tối đa 4 giờ, $700 tối đa 8 giờ
Giá thuê Sân thượng Cơ bản
Cá nhân - $200 tối đa 4 giờ
Các tổ chức phi lợi nhuận và cơ quan chính quyền, bao gồm cả Quận Multnomah - $275 tối đa 4 giờ
Các tổ chức vì lợi nhuận - $375 tối đa 4 giờ
Phí bổ sung
Bảo vệ, mỗi Nhân viên bảo vệ - mức giá theo giờ $37
Dịch vụ dọn dẹp - mức giá theo giờ $39
Hỗ trợ chương trình - mức giá theo giờ $58
Hỗ trợ âm thanh và hình ảnh (Audiovisual, AV) - mức giá theo giờe $108
Nhân sự bổ sung của Quận - thay đổi tùy theo hình thức hỗ trợ cần thiết - sẽ được quyết định sau (To be determined, TBD)
Phí ngoài quận - phí cố định $50
Sức chứa và bố trí
Hội trường có sức chứa tối đa 217 người (bao gồm thành viên của tổ chức chủ trì, nhà cung cấp, nhân viên bảo vệ và nhân viên của Quận), nhưng chỉ có 199 chỗ ngồi. Khu vực có thể được bố trí theo bốn cách khác nhau, điều này có thể làm hạn chế tổng sức chứa và số lượng chỗ ngồi có sẵn.
Sân thượng có sức chứa 100 người. Có bàn và ghế cho tối đa 50 người. Người sử dụng có thể mang thêm bàn ghế vào sau khi đã thỏa thuận với nhân viên thư viện.
Việc bố trí và định hình khu vực phải do nhân viên được chỉ định thực hiện. Bất kỳ thiết bị nào do nhà cung cấp mang đến sẽ cần được nhà cung cấp hoặc người sử dụng tự di chuyển và lắp đặt; nhân viên sẽ không hỗ trợ.
Để biết thêm thông tin về các hạng mục có sẵn tại Hội trường và Sân thượng, vui lòng xem trang Đặt chỗ Hội trường và Sân thượng.
Đỗ xe
Thư viện sẽ không đặt chỗ, điều phối hoặc bảo đảm nơi đỗ xe cho sự kiện. Có nơi đỗ xe trong ga-ra đỗ xe tại Thư viện East County; hoạt động theo nguyên tắc đến trước được phục vụ trước và không thể đặt chỗ cho các sự kiện. Chỉ có thể ra vào ga-ra đỗ xe trong giờ mở cửa của thư viện.
Thực phẩm và đồ uống
Người sử dụng được phép mang thực phẩm vào Hội trường và Sân thượng, nhưng cần lưu ý một số điều quan trọng sau:
- Hội trường có cơ sở hạ tầng hạn chế cho việc phục vụ ăn uống hoặc phân phối thực phẩm. Không có tủ lạnh, lò vi sóng, bồn rửa hoặc quầy để chuẩn bị hoặc phục vụ
thực phẩm. - Sân thượng có một khu bếp phục vụ ăn uống có bồn rửa và quầy. Có sẵn tủ lạnh và lò vi sóng cho người sử dụng trong suốt thời gian thuê khu vực này.
- Quý vị được phép sử dụng dịch vụ ăn uống; nhà cung cấp dịch vụ ăn uống và người sử dụng phải tuân thủ các hướng dẫn về phục vụ thực phẩm và không được chuẩn bị thực phẩm trong khuôn viên thư viện. Tất cả thực phẩm được cung cấp tại các sự kiện phải tuân thủ các yêu cầu về sức khỏe cộng đồng.
- Không được phép sử dụng đồ uống có cồn.
- Chúng tôi có sẵn bàn, vui lòng xem danh sách trang thiết bị trên trang Đặt chỗ Hội trường và Sân thượng.
Dọn dẹp
Người sử dụng có trách nhiệm dọn dẹp khu vực thuê sau sự kiện theo các cách sau:
Tất cả các loại rác, bao gồm cả rác tái chế đã được phân loại, phải được thu gom và đóng bao. Đối với các sự kiện có rác bao gồm thức ăn thừa hoặc lượng rác vượt quá sức chứa của các thùng chứa được cung cấp, tất cả các loại rác phải được thải bỏ tại địa điểm được chỉ định.
Tất cả các khu vực dùng để hâm nóng, bảo quản hoặc thải bỏ thực phẩm phải được làm sạch kỹ lưỡng và có tình trạng giống như lúc bắt đầu thuê.
Tất cả trang thiết bị phục vụ ăn uống, chén dĩa hoặc bất kỳ thiết bị nào khác phải được đưa ra khỏi thư viện khi sự kiện kết thúc và trước khi hết thời hạn thuê. Việc lưu giữ thiết bị, đồ nội thất hoặc tài sản cá nhân qua đêm chỉ được phép trong khoảng thời gian giữa các ngày của một lượt thuê nhiều ngày và phải được phê duyệt trước. Không được phép lưu trữ thực phẩm qua đêm.
Người sử dụng phải giữ gìn Hội trường và Sân thượng sạch sẽ và trong tình trạng giống như lúc bắt đầu thuê. Tùy thuộc vào số lượng người và loại hình phục vụ ăn uống, có thể cần thêm dịch vụ dọn dẹp và sẽ phát sinh thêm phí.
Thỏa thuận sử dụng và bảo hiểm
Tất cả người sử dụng phải cung cấp Giấy chứng nhận Bảo hiểm còn hiệu lực cho bản thân và bất kỳ nhà cung cấp nào do người sử dụng ký hợp đồng, trong đó nêu rõ:
- Bảo hiểm Trách nhiệm Dân sự Thương mại với số tiền giới hạn bảo hiểm kết hợp không thấp hơn $1,000,000.00
- Bảo hiểm Thiệt hại đối với Mặt bằng Cho thuê có giá trị không thấp hơn $1,000,000.00
- Một điều khoản bổ sung chỉ định Quận Multnomah và Khu Thư viện Quận Multnomah là các Bên được bảo hiểm Bổ sung.
Nhiều đại lý bảo hiểm có thể lập ra hợp đồng sự kiện đặc biệt để đáp ứng những yêu cầu này.
Người sử dụng sẽ cung cấp cho thư viện bản sao thỏa thuận cấp phép có chữ ký, bản sao (các) Giấy chứng nhận Bảo hiểm và khoản thanh toán toàn bộ phí thuê chậm nhất 30 ngày trước khi sự kiện diễn ra. Nếu các tài liệu này và khoản thanh toán không được nhận trước thời hạn, người sử dụng sẽ không được phép sử dụng cơ sở vật chất của thư viện cho sự kiện của họ.