政策目的
本政策的目的旨在提供East County图书馆礼堂和屋顶露台的预约及使用指引，以贯彻穆鲁玛郡图书馆赋予社区民众学习与创造能力的使命。
政策声明
在图书馆未使用的空挡期间，礼堂和屋顶露台均可作为租赁场地，用于举办较大型的聚会活动，包括讲座、研讨会、演出和私人活动。无论申请使用场地的个人或团体拥有何种信仰、价值观或所属关系，图书馆都致力以公平的原则提供聚会空间的使用权限。
获准使用礼堂或屋顶露台并不表示图书馆以任何形式认可相关个人、团体、计划或所表达的观点。
本政策仅适用于East County图书馆的礼堂和屋顶露台，如需了解图书馆可供社区民众使用的其他空间信息，请参阅预订社区活动室。
预约与使用限制
- 礼堂在图书馆开放时间内可供租用，最长可租用8小时。屋顶露台仅在指定时间内可供租用，最长可租用4小时，且仅在六月至十月期间开放使用。如需更多信息，请参阅礼堂和屋顶露台预约页面。
- 礼堂和屋顶露台在星期一和星期四不提供使用。
- 预约时间包括使用者进行任何场地布置、撤场以及清理场地所需的时间。在图书馆当天开放前，或预约时间开始前场地已有其他使用安排的情况下，使用者无法提前进入场地。为使工作人员能够清洁场地并让参加者离开建筑物，在礼堂举办的活动必须在图书馆闭馆前30分钟结束，在屋顶露台举办的活动最迟必须在图书馆闭馆前60分钟结束。
- 预约申请必须在活动日期前至少60天提出。预约申请最早可在活动日期前六个月提出。
- 使用申请按照先到先得的原则批准。由于需求量较高且场地供应有限，每位申请人每月仅限租用礼堂或屋顶露台其中一个场地一次。穆鲁玛郡各部门每月仅可租用其中一个场地一次。一次租用可包含连续租用礼堂数日（最多总计3天，且必须为连续日期），也可同时租用礼堂和屋顶露台。屋顶露台的租用无论是与礼堂同时租用还是单独租用，均不得连续租用数日。不接受长期固定预约。
- 所有申请人都必须通过礼堂与屋顶露台预约页面填写并提交申请表；预约仅有在活动日期至少30天前，图书馆收到经使用者签署的许可协议、全额付款以及保险证明文件，且图书馆亦签署许可后，预约手续才算获得最终确认。申请表和许可必须由年满18岁以上的成人填写，且该申请人必须在使用场地期间亲自在场。
- 每份申请获得初步受理后，必须支付$50不可退还的申请费。如果申请获得批准，该$50将计入总租用费用中。
- 如需享受非营利组织租用费率，申请方必须在提交已签署的许可协议之前提供非营利组织身份证明。
- 预约使用的形式可属开放式活动（任何希望参加活动的人均可参加）或私人活动（不向公众开放，仅允许个人或组织邀请的宾客参加）。
- 图书馆节目和图书馆赞助的活动在礼堂和屋顶露台的使用安排上享有优先权。
- 仅有501(c)(3)条款规定的非营利组织可以进行筹款活动并接受捐赠。不得进行商业活动。
- 活动不得收取入场费，除非该费用属于501(c)(3)非营利组织筹款活动的一部分。
- 不得进行支持或反对候选人、公民提案、公投请愿、罢免请愿、公投议案或政治委员会等政治倡导活动，包括募款。就本限制而言，政治倡导不包括开放各方参与的论坛或辩论活动 。
使用者规则
任何使用礼堂或屋顶露台的个人或实体均有责任遵守本政策、图书馆规则以及任何其他图书馆政策。以下是礼堂和屋顶露台的使用规则：
- 使用者必须遵守所有联邦、州和地方的法律及政策。
- 使用场地期间必须有一名（年满18岁以上）的成人代表在场。
- 不得进行会产生超出礼堂范围之噪音的活动。屋顶露台的噪音不得超过Gresham市《噪音控制条例》（第7.20节）规定的限制。
- 使用者不得声称或暗示其活动是由穆鲁玛郡图书馆或穆鲁玛郡主办、赞助或认可。为了确保图书馆在活动中的角色明确，活动宣传资料必须包含以下免责声明：“本活动并非由穆鲁玛郡图书馆主办、赞助或认可。”
- 使用者有责任确保其使用行为不会侵犯他人的知识产权，包括为播放由他人创作且不属于公共领域的电影、音乐及其他内容取得表演权许可和相关授权。图书馆不为场地使用者违反版权法或侵犯其他第三方知识产权的行为承担责任。
- 使用者有责任确保活动参加人数不超过这些场地规定的容纳人数上限。请参阅礼堂和屋顶露台预约页面中所列的容纳人数信息。
- 图书馆不对带入礼堂和屋顶露台的个人财物被盗或损坏承担责任。
- 使用者需承担造成图书馆财产损坏所产生的费用。
终止、退款及丧失未来使用资格
终止
在预约获得最终确认且使用者与图书馆均签署许可后，许可仅可因下列原因终止：
- 使用者和图书馆双方均同意终止许可。
- 使用者或图书馆任何一方未遵守许可的条款。
- 图书馆认定使用者或其独立承包商、代理人、员工、供应商、宾客或受邀人员违反图书馆规则、图书馆政策或许可，这可能导致图书馆立即终止该活动。
- 图书馆认定发生冲突或无法控制的情况，包括影响图书馆运营或造成健康或安全风险的情形。图书馆可在活动开始前或活动进行期间作出上述认定，并可据此立即终止活动。
如果许可终止，图书馆将通过原付款方式退还部分费用，但仅限以下情况：图书馆与使用者双方同意终止许可；图书馆未遵守许可条款；或发生冲突或无法控制的情况且活动无法重新安排。在上述情况下，部分退款金额将为已支付的费用，扣除$50申请费以及图书馆截至许可终止时已产生的任何费用，包括图书馆已承诺支付且无法收回的费用。
如果因上述以外原因的其他原因终止合同，将不予退款。
丧失未来使用资格
违反图书馆规则、许可协议或图书馆政策，图书馆可根据其驱离指导原则，给予警告、驱离图书馆，或取消租用资格，期限可从一天至最长三年不等。使用者在使用预约场地期间如有违规行为，将会接获通知。如果申请人在此前使用社区活动室、礼堂或屋顶露台期间违反了图书馆规则、许可协议或任何其他图书馆政策，图书馆保留拒绝其任何申请的权利。申请人可在收到申请被拒通知之日起10天内向图书馆总馆长提出上诉。
租用费用
穆鲁玛郡图书馆实行以下租用费率。费率以最短预约四小时为计算基础。礼堂可预约额外4小时，最长可预约总计8小时。
所有租用均包含无线网络、基本技术设备、基本清洁服务以及基本的场地布置和撤场支持。 根据活动规模和范围，可能会收取额外费用。工作人员审查申请后，将确定是否需要以下服务：
- 保安费用将由图书馆管理部门根据分析结果确定，使用标准包括但不限于：预计参加人数、活动为向公众开放还是私人活动，以及活动期间现场物品或设备的价值。使用者也可针对某次预约申请额外保安服务。
- 是否需要额外清洁服务将根据以下因素而定：活动范围和规模、是否提供餐饮服务以及预计参加人数。使用者也可针对某次预约申请额外清洁服务。
- 是否需要视听技术人员、节目支援及额外郡政府工作人员，将根据以下因素而定：活动规模和活动类型以及设备需求（包括是否使用如音频控制台、摄像机和多支麦克风等专业设备）。
居住在穆鲁玛郡以外的个人，以及主要营业地点位于穆鲁玛郡以外的组织团体，除基本租用费用外，还须额外支付$50。
费率
礼堂基本费率
个人 - $200 最长4小时, $400 最长8小时
非营利组织和政府机构，包括穆鲁玛郡政府 - $275 最长4小时, $500 最长8小时
营利组织 - $375 最长4小时, $700 最长8小时
Rooftop Terrace Base Rates
个人 - $200 最长4小时
非营利组织和政府机构，包括穆鲁玛郡政府 - $275 最长4小时
营利组织 - $375 最长4小时
额外费用
每位保安人员 - 每小时费率 $37
清洁服务 - 每小时费率 $39
节目支援 - 每小时费率 $58
视听 (Audiovisual, AV) 支援 - 每小时费率 $108
额外郡政府工作人员 - 费用根据所需支持内容而定 - 每小时费率 TBD
外郡费用 - 固定费用 $50
容纳人数和场地布置
礼堂最多可容纳217人（包括主办组织成员、供应商、保安人员及郡政府工作人员），但可提供的座位数为199个。该场地可采用四种不同的方式布置，其中某些布置方式可能会限制场地总容纳人数和可用座位数量。
屋顶露台可容纳100人。现场提供最多可供50人使用的桌椅。使用者可在与图书馆工作人员协商安排后，自行携带额外桌椅。
场地的布置和空间安排必须由指定工作人员完成。由供应商携带的任何设备必须由供应商或使用者自行搬运和安装；工作人员将不提供协助。
有关礼堂和屋顶露台可提供的设施和服务详情，请参阅礼堂和屋顶露台预约页面。
停车
图书馆不会为活动预留、协调或保证提供停车位。East County图书馆设有停车场提供停车位；停车位按照先到先得的原则使用，且不得为活动预留。停车场仅可在图书馆开放时间内使用。
饮食
礼堂和屋顶露台可以提供食物，但必须注意以下重要事项：
- 礼堂仅具备有限的餐饮服务或食物分发设施。礼堂没有可用于准备食物或提供餐饮服务的冰箱、微波炉、水槽或料理台。
- 屋顶露台有可用于提供餐饮服务的厨房，配备水槽和料理台。使用者在租用该场地期间，可使用其中的冰箱和微波炉。
- 允许提供餐饮服务；餐饮服务商和使用者必须遵守食物供应指南，并且不得在图书馆场地内准备食物。活动中提供的所有食物都必须符合公共卫生要求。
- 不允许提供酒精饮料。
- 提供桌子，请参阅礼堂和屋顶露台预约页面中的设备清单。
清洁
使用者需负责在活动结束后按照以下方式清理租用场地：
所有垃圾（包括分类回收物）必须收集并装袋。对于有产生厨余垃圾的活动，或垃圾量超过所提供垃圾容器容量的活动，所有垃圾均必须运送至指定地点处理。
所有用于加热、储存或处理食物的区域都必须彻底清洁，并恢复至租用开始时的相同状态。
所有餐饮服务设备、服务用品或任何其他设备都必须在活动结束后且在租用期限结束前移出图书馆。仅有在提前获得批准的情况下，数日租用期间相邻租用日之间的夜间才可存放设备、家具或其他个人财物。不提供食物过夜存放服务。
使用者必须确保礼堂和屋顶露台在使用结束后保持清洁，并恢复至租用开始时的相同状态。根据参加人数和餐饮服务类型而定，可能需要额外的清洁服务，并需支付额外费用。
使用者协议与保险
所有使用者必须为自己及其签约的任何供应商提供有效的保险证明，其中需显示：
- 商业综合责任保险的综合单一限额不得低于$1,000,000.00
- 租用场地损坏责任保险额度不得低于$1,000,000.00
- 一份将穆鲁玛郡和穆鲁玛郡图书馆特区列为附加被保险人的保险批单。
许多保险机构可以提供所谓的特殊活动保单，以满足这些要求。
使用者最迟必须在活动开始前30天向图书馆提交签署后的许可协议副本、保险证明副本以及全额租用费用。如果图书馆未在截止日期前收到上述文件和付款，使用者将不得使用图书馆设施举办活动。