Objetivo de la política
El objetivo de esta política es regular la reserva y el uso del Auditorio y la Terraza de la Azotea de la Biblioteca de East County, de conformidad con la misión de la Red de Bibliotecas del Condado de Multnomah de fomentar el aprendizaje y la creatividad en la comunidad.
Declaración de política
Cuando la biblioteca no los utiliza, tanto el Auditorio como la Terraza de la Azotea se ofrecen como espacios de alquiler para eventos de mayor escala, como conferencias, talleres, actuaciones y eventos privados. La biblioteca se compromete a facilitar el acceso a los espacios de reunión de forma equitativa, independientemente de las creencias, los valores y las afiliaciones de las personas o grupos que soliciten su uso.
La autorización para utilizar el Auditorio o la Terraza de la Azotea no implica en modo alguno que la biblioteca respalde a la persona, al grupo, al programa o al punto de vista expresado.
Esta política se aplica específicamente al Auditorio y a la Terraza de la Azotea de la Biblioteca de East County. Consulte Reservaciones de salones y cuartos comunitarios para obtener información sobre otros espacios disponibles para uso comunitario en la biblioteca.
Reservas y restricciones de uso
- El Auditorio se puede alquilar por un máximo de 8 horas durante el horario de atención de la biblioteca. La Terraza de la Azotea solo está disponible durante un máximo de 4 horas en los horarios establecidos y únicamente de junio a octubre. Consulte la página sobre Reservas del Auditorio y la Terraza de la Azotea para obtener más información.
- El Auditorio y la Terraza de la Azotea no están disponibles los lunes y los jueves.
- Los horarios de reserva incluyen el montaje, el desmontaje y la limpieza del espacio por parte del usuario. No se permite el acceso anticipado a los espacios antes de la apertura diaria de la biblioteca ni si el espacio está ocupado antes de la hora de la reserva. Para que el personal pueda realizar la limpieza y los asistentes puedan salir del edificio, los actos que se celebren en el Auditorio deben finalizar 30 minutos antes del cierre de la biblioteca. Los eventos que se celebren en la Terraza de la Azotea deben finalizar, como muy tarde, 60 minutos antes del cierre de la biblioteca.
- Las reservas deben solicitarse con al menos 60 días de antelación respecto a
la fecha del evento. Las reservas pueden solicitarse hasta seis meses antes
del evento. - El uso se concede por orden de llegada. El uso de estos espacios se limita a un alquiler al mes, ya sea del Auditorio o la Terraza de la Azotea, por cada solicitante, debido a la demanda y a la disponibilidad limitada. Los departamentos del Condado de Multnomah tienen un límite mensual de un solo alquiler de cualquiera de los dos espacios por departamento. Un alquiler puede abarcar varios días (hasta un total de 3 días, que deben ser consecutivos) del Auditorio o puede incluir tanto el Auditorio como la Terraza de la Azotea. No se permiten alquileres de varios días de la Terraza de la Azotea, ya sea en combinación con el Auditorio o por separado. No se admiten reservas permanentes.
- Todos los solicitantes deben completar y presentar una solicitud a través de la página sobre Reservas del Auditorio y la Terraza de la Azotea. Las reservas no se considerarán definitivas hasta que la biblioteca haya recibido del usuario un contrato de licencia firmado, el pago íntegro y el certificado o certificados de seguro al menos 30 días antes del evento, y hasta que la biblioteca también haya firmado el contrato de licencia. Una persona mayor de 18 años debe llenar el formulario de solicitud y la licencia, y estar presente durante la reserva.
- Tras la aceptación inicial de cada solicitud, se debe abonar una tasa de solicitud no reembolsable de $50. Si se aprueba la solicitud, los $50 se descontarán del importe total del alquiler.
- Para poder beneficiarse de las tarifas de alquiler para organizaciones sin fines de lucro, la organización debe presentar un comprobante de su condición de organización sin fines de lucro antes de enviar el contrato de licencia firmado.
- Las reservas pueden ser para eventos abiertos (a los que puede asistir cualquier persona que lo desee) o privados (no abiertos al público, a los que solo pueden acceder los invitados de la persona u organización en cuestión).
- Los programas de la biblioteca y los eventos patrocinados tienen prioridad en el uso del Auditorio y la Terraza de la Azotea.
- La recaudación de fondos y la aceptación de donaciones solo están permitidas para las organizaciones sin fines de lucro 501(c)(3). No se permite la actividad comercial.
- No se permite el cobro de entradas para los eventos, salvo en el marco de campañas de recaudación de fondos organizadas por organizaciones sin fines de lucro 501(c)(3).
- No se permite la defensa política a favor o en contra de un candidato, una petición de iniciativa, una petición de referéndum, una petición de destitución, una propuesta sometida a votación o un comité político, incluida la recaudación de fondos. A efectos de esta restricción, la defensa de causas políticas no incluye los foros o debates abiertos a todas las partes.
Normas de uso
Todas las personas o entidades que utilicen el Auditorio o la Terraza de la Azotea son responsables de cumplir con esta política, las normas de la biblioteca y cualquier otra política de la biblioteca. Estas son las normas de uso del Auditorio y la Terraza de
la Azotea:
- Los usuarios deben cumplir todas las leyes y políticas federales, estatales
y locales. - Durante la reserva debe estar presente un representante adulto (mayor
de 18 años). - No se permiten actividades que generen ruido que no pueda contenerse dentro del Auditorio. En la Terraza de la Azotea, el ruido no debe superar los límites establecidos en el Código de Control del Ruido (Noise Control Code) de la Ciudad de Gresham (consulte el apartado 7.20).
- Los usuarios no podrán afirmar ni dar a entender que su evento está organizado, patrocinado o respaldado por la Biblioteca del Condado de Multnomah o por el Condado de Multnomah. Para garantizar que quede claro el papel de la biblioteca, los artículos promocionales del evento deben incluir una cláusula de exención de responsabilidad que indique: “Este evento no
está organizado, patrocinado ni respaldado por la Biblioteca del Condado
de Multnomah”. - Los usuarios son responsables de garantizar que su uso no infrinja los derechos de propiedad intelectual de terceros, lo que incluye obtener los derechos de ejecución y las licencias correspondientes para películas, música y otros contenidos creados por terceros que no pertenezcan al dominio público. La biblioteca no se hace responsable de ninguna infracción de la ley de derechos de autor ni de ninguna otra vulneración de los derechos de propiedad intelectual de terceros por parte de los usuarios de los espacios.
- Los usuarios son responsables de garantizar que el número de asistentes a sus eventos no supere el aforo máximo de dichos espacios. Consulte la información sobre la capacidad que aparece en la página sobre Reservas del Auditorio y la Terraza de la Azotea.
- La biblioteca no se hace responsable del robo o los daños que puedan sufrir los objetos personales que se lleven al Auditorio y a la Terraza de la Azotea.
- Los usuarios deberán hacerse cargo de los gastos derivados de los daños causados a los bienes de la biblioteca.
Rescisión, reembolsos y pérdida del derecho de uso futuro
Rescisión
Una vez formalizada la reserva y firmada la licencia por parte del usuario y de la biblioteca, la licencia solo podrá rescindirse por los motivos que se mencionan
a continuación:
- Tanto el usuario como la biblioteca acuerdan rescindir la licencia.
- El usuario o la biblioteca no cumple las condiciones de la licencia.
- La biblioteca determina que el usuario o sus contratistas independientes, agentes, empleados, proveedores, invitados o visitantes están infringiendo las normas de la biblioteca, las políticas de la biblioteca o la licencia, lo que podrá dar lugar a la cancelación inmediata del evento.
- La biblioteca determina que se ha producido un conflicto o que han surgido circunstancias incontrolables, incluidas aquellas que perturban el funcionamiento de la biblioteca o suponen un riesgo para la salud o la seguridad. Dicha decisión podrá tomarse antes o durante un evento, lo que podrá dar lugar a la cancelación inmediata del mismo.
En caso de rescisión de una licencia, la biblioteca realizará un reembolso parcial a través del mismo método de pago utilizado originalmente únicamente si la biblioteca y el usuario han acordado rescindir la licencia; si la biblioteca no ha cumplido las condiciones de la licencia; o si se ha producido un conflicto o circunstancias ajenas a su control y el evento no se reprograma. En esos casos, el importe del reembolso parcial corresponderá a las cuotas abonadas, menos la tasa de solicitud de $50 y cualquier gasto en que haya incurrido la biblioteca en el momento de la rescisión, incluidos los importes que la biblioteca se haya comprometido a pagar y que no puedan recuperarse.
No se realizará ningún reembolso si la rescisión se produce por cualquiera de las otras razones mencionadas anteriormente.
Pérdida de uso futuro
El incumplimiento de las normas de la biblioteca, del contrato de licencia o de las políticas de la biblioteca puede dar lugar a una advertencia, a la expulsión de la biblioteca o a la pérdida de los derechos de alquiler durante un periodo de entre un día y un máximo de tres años, de conformidad con las directrices de exclusión de la biblioteca. Se notificará a los usuarios las infracciones que se hayan producido durante el uso del espacio reservado. La biblioteca se reserva el derecho de rechazar cualquier solicitud si, durante el uso anterior de una sala comunitaria, el Auditorio o la Terraza de la Azotea, el solicitante incumplió las normas de la biblioteca, el contrato de licencia o cualquier otra política de la biblioteca. El rechazo de cualquier solicitud podrá apelarse ante el Director de la Biblioteca en un plazo de 10 días a partir de la notificación del rechazo.
Tarifas de alquiler
La Biblioteca del Condado de Multnomah ofrece las siguientes tarifas de alquiler. Las tarifas se calculan sobre la base de una reserva mínima de cuatro horas. El Auditorio se puede reservar por 4 horas más, hasta un total de 8 horas.
Todos los alquileres incluyen wifi, equipamiento tecnológico básico, servicios básicos de limpieza y asistencia mínima para el montaje y desmontaje. Pueden aplicarse tarifas adicionales en función del tamaño y el alcance del evento. Tras examinar la solicitud, el personal determinará si es necesario algo de lo siguiente:
- Tasas de seguridad calculadas en función de un análisis realizado por la administración de la Biblioteca, basándose en criterios que incluyen, entre otros: el número de participantes previsto, si el evento es público o privado, y el valor de los artículos o el equipo presentes durante el evento. Los usuarios también pueden solicitar seguridad adicional para una reserva.
- Servicios de limpieza adicionales en función de: el alcance y la magnitud del evento, si hay servicio de catering y el número de participantes previstos. Los usuarios también pueden solicitar servicios de limpieza adicionales para
una reserva. - Técnico audiovisual, personal de apoyo al programa y personal adicional del condado, en función del tamaño y el tipo de evento, así como de las necesidades de equipamiento (incluido el uso de equipos especializados, como mesas de sonido, cámaras y varios micrófonos).
A las personas que vivan fuera del Condado de Multnomah y a las organizaciones cuyo domicilio de operación principal se encuentre fuera del Condado de Multnomah se les aplicará un cargo adicional de $50 además de la tarifa básica
de alquiler.
Tarifas
Tarifas básicas del Auditorio
Individual - $200 hasta 4 horas, $400 hasta 8 horas
Organizaciones sin fines de lucro y organismos públicos, incluido el Condado de Multnomah - $275 hasta 4 horas, $500 hasta 8 horas
Organizaciones con ánimo de lucro - $375 hasta 4 horas, $700 hasta 8 horas
Tarifas básicas de la Terraza de la Azotea
Individual - $200 hasta 4 horas
Organizaciones sin fines de lucro y organismos públicos, incluido el Condado de Multnomah- $275 hasta 4 horas
Organizaciones con ánimo de lucro - $375 hasta 4 horas
Tarifas adicionales
Seguridad, por agente - tarifa por hora $37
Servicios de limpieza - tarifa por hora $39
Apoyo al programa - tarifa por hora $58
Apoyo audiovisual - tarifa por hora $108
Personal adicional del condado: varía en función de las necesidades de apoyo - por determinarse TBD
Tasa por servicios fuera del condado - tarifa fija $50
Capacidad y configuración
El Auditorio tiene una capacidad máxima de 217 personas (incluidos los miembros de la organización anfitriona, los proveedores, el personal de seguridad y el personal del condado), pero el número de asientos disponibles es de 199. El espacio se puede configurar de cuatro formas diferentes, lo que puede limitar la capacidad total y el número de asientos disponibles.
La Terraza de la Azotea tiene capacidad para 100 personas. Hay mesas y asientos con capacidad para hasta 50 personas. El usuario podrá traer mesas y sillas adicionales previa consulta con el personal de la biblioteca.
El personal designado debe encargarse de la instalación y configuración de los espacios. Cualquier equipo que traigan los proveedores deberá ser trasladado e instalado por el propio proveedor o por el usuario. El personal no prestará ayuda alguna.
Para obtener más información sobre las facilidades disponibles en el Auditorio y la
Terraza de la Azotea, consulte la página sobre Reservas del Auditorio y la Terraza de la Azotea.
Estacionamiento
La biblioteca no reservará, coordinará ni garantizará lugares de estacionamiento para el evento. Hay lugares disponibles en el estacionamiento de la Biblioteca de
East County. Se ocupan por orden de llegada y no se pueden reservar para eventos. Solo se puede acceder al estacionamiento durante el horario de atención de la biblioteca.
Alimentos y bebidas
Se permite llevar comida al Auditorio y a la Terraza de la Azotea, pero hay algunas cosas importantes que se deben tener en cuenta:
- El Auditorio cuenta con una infraestructura limitada para el servicio de catering o el reparto de comida. No hay refrigerador, microondas, fregadero ni barras disponibles para preparar o servir comida.
- La Terraza de la Azotea cuenta con una cocina para servicio de catering, equipada con fregadero y barra. Durante el periodo de alquiler de ese espacio, el usuario tiene a su disposición un refrigerador y un microondas.
- Se permite el servicio de catering; tanto las empresas de catering como los usuarios deben cumplir las normas relativas al servicio de comida y no pueden preparar comida en las instalaciones de la biblioteca. Todos los alimentos que se sirvan en los eventos deben cumplir con los requisitos de salud pública.
- El alcohol está prohibido.
- Hay mesas disponibles. Consulte la lista del equipo en la página sobre Reservas del Auditorio y la Terraza de la Azotea.
Limpieza
El usuario es responsable de la limpieza de los espacios alquilados tras el evento, de la siguiente manera:
Toda la basura, incluidos los residuos reciclables separados, debe recogerse y meterse en bolsas. En los eventos en los que la basura incluya restos de comida o en los que la cantidad de residuos supere la capacidad de los contenedores proporcionados, todos deberán depositarse en el lugar designado.
Todas las zonas utilizadas para recalentar, almacenar o desechar alimentos deben estar perfectamente limpias y en el mismo estado en que se encontraban al inicio
del alquiler.
Todo el material de catering, de servicio o de cualquier otro tipo deberá retirarse de la biblioteca una vez finalizado el evento y antes de que finalice el periodo de alquiler. El almacenamiento nocturno de equipos, mobiliario u otros bienes personales solo está disponible para las noches entre alquileres de varios días, siempre que se haya autorizado previamente. No se ofrece servicio de consigna nocturna
de alimentos.
Los usuarios deben dejar los espacios del Auditorio y la Terraza de la Azotea limpios y en el mismo estado en que se encontraban al inicio del alquiler. En función del número de personas y del tipo de servicio de comida, es posible que se requieran servicios de limpieza adicionales, lo que conllevaría el pago de tarifas adicionales.
Contrato y seguro de usuario
Todos los usuarios deben presentar un certificado de seguro vigente tanto para
ellos mismos como para cualquier proveedor contratado por el usuario, en el que
se indique:
- Cobertura de responsabilidad civil general comercial por un importe no inferior a $1,000,000.00, con un límite único combinado
- Cobertura por daños en locales alquilados por un importe no inferior a $1,000,000.00
- Una cláusula adicional en la que se designa al Condado de Multnomah y al Distrito Bibliotecario del Condado de Multnomah como asegurados adicionales.
Muchas agencias de seguros pueden elaborar lo que se conoce como póliza para eventos especiales para cumplir con estos requisitos.
El usuario deberá entregar a la biblioteca una copia firmada del contrato de licencia, una copia del certificado o certificados de seguro y el importe total del alquiler a más tardar 30 días antes del evento. Si no se reciben dichos documentos y el pago antes de la fecha límite, no se permitirá al usuario utilizar las instalaciones de la biblioteca para su evento.