Правила использования Аудитории и Террасы на крыше библиотеки East County

Программное заявление

В периоды, когда Аудитория и Терраса на крыше не используются библиотекой, их можно арендовать для проведения крупных мероприятий, включая лекции, семинары, представления и частные мероприятия. Библиотека стремится предоставлять доступ к помещениям для проведения мероприятий на равноправной основе, независимо от убеждений, ценностей и принадлежности лиц или групп, обращающихся с просьбой об их использовании.

Разрешение на использование Аудитории или Террасы на крыше никаким образом не означает одобрения библиотекой отдельного лица, группы, программы или выраженной ими точки зрения.

Настоящие правила использования относятся исключительно к Аудитории и Террасе на крыше библиотеки East County. Информацию о других доступных для общественного пользования помещениях библиотеки см. на странице Бронирование общественных конференц-залов.

Правила бронирования и Ограничения по использованию

Аудиторию можно арендовать на срок до 8 часов в часы работы библиотеки. Терраса на крыше доступна для пользования в течение не более 4 часов в установленное время и только с июня по октябрь. Более подробную информацию можно найти на странице Бронирование Аудитории и Террасы на крыше.
Аудитория и Терраса на крыше недоступны для использования по понедельникам и четвергам.
Забронированное время включает в себя подготовку, демонтаж и уборку помещения пользователем. Ранний доступ в помещения до начала работы библиотеки в данный день, а также в случае, если помещение занято до бронирования, невозможен. Для того чтобы у персонала была возможность провести уборку и участники могли покинуть здание, мероприятия в аудитории должны заканчиваться за 30 минут до закрытия библиотеки. Мероприятия на Террасе на крыше должны завершаться не позднее чем за 60 минут до закрытия библиотеки.
Бронирование необходимо оформить не позднее чем за 60 дней до даты мероприятия. Заявки на бронирование можно подавать за шесть месяцев до мероприятия.
Право пользования предоставляется в порядке очереди. В связи с высоким спросом и ограниченной доступностью каждый заявитель может арендовать либо Аудиторию, либо Террасу на крыше не чаще одного раза в месяц. Департаментам округа Малтнома разрешено арендовать любое из этих помещений не более одного раза в месяц. Аренда может включать несколько дней (в общей сложности до 3 дней подряд) использования Аудитории или может предусматривать использование как Аудитории, так и Террасы на крыше. Не допускается аренда Террасы на крыше на несколько дней, как в сочетании с Аудиторией, так и отдельно. Оформление постоянных бронирований не допускается.
Все заявители должны заполнить и отправить заявление на странице Бронирование Аудитории и Террасы на крыше; бронирование считается окончательным только после того, как библиотека получит от пользователя подписанное лицензионное соглашение, полную оплату и страховой полис(-ы) не менее чем за 30 дней до мероприятия, а также после подписания библиотекой лицензионного соглашения. Для заполнения заявления и оформления лицензионного соглашения необходимо присутствие взрослого в возрасте от 18 лет и старше, который также должен присутствовать при оформлении бронирования.
После первоначального одобрения каждого заявления взимается невозвратный регистрационный сбор в размере $50. В случае удовлетворения заявления эти $50 будут зачтены в общую сумму арендной платы.
Чтобы воспользоваться тарифами на аренду для некоммерческих организаций, необходимо предоставить подтверждение статуса некоммерческой организации до подачи подписанного лицензионного соглашения.
Бронирование может осуществляться для мероприятий открытого типа (посетить мероприятие может любой желающий) или частного типа (мероприятие не открыто для широкой публики, на него допускаются только гости организатора или организации).
Программы библиотеки и спонсируемые ею мероприятия имеют приоритетное право на использование Аудитории и Террасы на крыше.
Сбор средств и прием пожертвований разрешены только некоммерческим организациям, имеющим статус 501(c)(3). Коммерческая деятельность запрещена.
Взимание платы за вход на мероприятия не допускается, за исключением случаев, когда это осуществляется в рамках сбора средств некоммерческими организациями, имеющими статус 501(c)(3).
Запрещается вести политическую агитацию в поддержку или против какого-либо кандидата, инициативы, референдума, отзыва, вопроса, вынесенного на голосование, или политического комитета, включая сбор средств. В рамках данного ограничения под политической агитацией не подразумеваются форумы или дебаты, открытые для всех сторон.

Правила для пользователей

Любые физические или юридические лица, пользующиеся Аудиторией или Террасой на крыше, обязаны соблюдать настоящие правила, правила пользования библиотекой и любые другие правила библиотеки. Ниже приведены правила пользования Аудиторией и Террасой на крыше:

Пользователи обязаны соблюдать все федеральные и местные законы и правила, а также законы и правила штата.
Во время бронирования должен присутствовать совершеннолетний представитель (в возрасте от 18 лет).
Запрещены мероприятия, сопровождающиеся шумом, который распространяется за пределы Аудитории. Уровень шума на Террасе на крыше не должен превышать лимиты, установленные Кодексом по контролю шума города Грешам (City of Gresham’s Noise Control Code) (см. раздел 7.20).
Пользователи не имеют права заявлять или создавать впечатление, что их мероприятие проводится, спонсируется или поддерживается Библиотекой округа Малтнома или округом Малтнома. Чтобы роль библиотеки была ясно обозначена, в материалах, рекламирующих мероприятие, должно содержаться предупреждение: «Данное мероприятие не проводится, не спонсируется и не поддерживается Библиотекой округа Малтнома».
Пользователи несут ответственность за обеспечение того, чтобы их пользование помещениями не нарушало прав интеллектуальной собственности других лиц, в том числе путем получения прав на публичное исполнение и получения лицензий на фильмы, музыку и другой контент, созданный другими лицами и не являющийся общественным достоянием. Библиотека не несет ответственности за любые нарушения авторского права или иные нарушения прав интеллектуальной собственности третьих лиц со стороны пользователей помещений.
Пользователи несут ответственность за то, чтобы количество участников их мероприятий не превышало максимально допустимую вместимость соответствующих помещений. Информацию о вместимости можно найти на странице Бронирование Аудитории и Террасы на крыше.
Библиотека не несет ответственности за кражу или повреждение имущества, принесенного в Аудиторию и на Террасу на крыше.
Пользователи будут нести материальную ответственность за ущерб, нанесенный имуществу библиотеки.

Расторжение договора, возврат средств и утрата права пользования в будущем

Расторжение договора

После завершения бронирования и подписания лицензионного соглашения между пользователем и библиотекой, лицензионное соглашения может быть расторгнуто только по причинам, перечисленным ниже.

И пользователь, и библиотека соглашаются расторгнуть лицензионное соглашение.
Либо пользователь, либо библиотека не соблюдают условия лицензионного соглашения.
Библиотека установила, что пользователь или его независимые подрядчики, агенты, сотрудники, поставщики, гости или приглашенные лица нарушают правила пользования библиотекой, другие правила библиотеки или условия лицензионного соглашения, что может привести к немедленному прекращению проведения мероприятия.
Библиотека установила наличие конфликта или непредвиденных обстоятельств, включая обстоятельства, нарушающие работу библиотеки или создающие угрозу для здоровья или безопасности. Такое решение может быть принято до начала или во время проведения мероприятия, что может привести к его немедленному прекращению.

В случае расторжения лицензионного соглашения библиотека произведет частичный возврат средств с помощью того же способа оплаты, который использовался при первоначальном оформлении, только в том случае, если библиотека и пользователь договорились о расторжении лицензионного соглашения; если библиотека не выполнила условия лицензионного соглашения; если возник конфликт или непредвиденные обстоятельства, и мероприятие не было перенесено на другую дату. В таких случаях сумма частичного возврата средств будет равна уплаченным сборам за вычетом платы за подачу заявления в размере $50 и любых расходов, понесенных библиотекой на момент расторжения соглашения, включая любые суммы, которые библиотека обязалась выплатить и которые не могут быть возмещены.

Возврат денежных средств не производится в случае расторжения соглашения по другим причинам, отличным от перечисленных выше.

Утрата права пользования в будущем

Нарушение правил пользования библиотекой, лицензионного соглашения или правил библиотеки может повлечь за собой предупреждение, отстранение от посещения библиотеки или лишение права аренды помещений на срок от одного дня до трех лет в соответствии с правилами библиотеки об отстранении от посещения. Пользователей уведомят о нарушениях, произошедших во время использования ими забронированного помещения. Библиотека оставляет за собой право отклонить любое заявление, если в ходе предыдущего использования общественного конференц-зала, Аудитории или Террасы на крыше заявитель нарушил правила пользования библиотекой, лицензионное соглашение или любые другие правила библиотеки. Отказ в удовлетворении заявления может быть обжалован путем обращения к Директору Библиотеки в течение 10 дней с момента получения уведомления об отказе.

Арендная плата

Библиотека округа Малтнома предлагает указанные ниже тарифы на аренду. Тарифы указаны из расчета минимального времени бронирования (четыре часа). Аудиторию можно забронировать дополнительно на 4 часа, но не более чем на 8 часов в общей сложности.

Во все тарифы на аренду включены wi-fi, базовая техническая поддержка, базовые услуги по уборке, а также минимальная помощь при установке и демонтаже оборудования. В зависимости от масштаба и характера мероприятия может взиматься дополнительная плата. После рассмотрения заявления сотрудники определят необходимость перечисленных далее мер.

Плата за обеспечение безопасности на основе анализа, проводимого администрацией Библиотеки с использованием критериев, которые включают, но не ограничиваются следующим: ожидаемое количество участников, открытый или закрытый характер мероприятия, а также стоимость материалов или оборудования, которое будет использоваться во время мероприятия. Пользователи также могут запросить дополнительные меры безопасности при бронировании.
Дополнительные услуги по уборке в зависимости от масштаба и характера мероприятия, предоставления питания и ожидаемого количества участников. Пользователи также могут заказать дополнительные услуги по уборке при бронировании.
Техническая поддержка специалиста по аудиовизуальному оборудованию и дополнительного персонала округа в зависимости от масштаба и характера мероприятия, а также потребностей в оборудовании (включая использование специализированного оборудования, такого как звуковая консоль, камеры и несколько микрофонов).

С физических лиц, проживающих за пределами округа Малтнома, и организаций, основное место деятельности которых находится за пределами округа Малтнома, будет взиматься дополнительная плата в размере $50 сверх базовой арендной платы.

Тарифы

Базовые тарифы на аренду Аудитории

Частное лицо - $200 До 4 часов, $400 До 8 часов

Некоммерческие организации и государственные учреждения, в том числе администрация округа Малтнома - $275 До 4 часов, $500 До 8 часов

Коммерческие организации - $375 До 4 часов, $700 До 8 часов

Базовые тарифы на аренду Террасы на крыше

Частное лицо - $200 До 4 часов

Некоммерческие организации и государственные учреждения, в том числе администрация округа Малтнома - $275 До 4 часов

Коммерческие организации - $375 До 4 часов

Дополнительная плата

Служба безопасности, за 1 сотрудника - Почасовая ставка $37

Услуги по уборке помещений - Почасовая ставка $39

Поддержка программы - Почасовая ставка $58

Аудиовизуальная поддержка - Почасовая ставка $108

Дополнительный персонал округа — количество зависит от необходимой поддержки - Подлежит уточнению

Для нерезидентов округа - Фиксированная плата $50

Вместимость и подготовка помещений

Вместимость Аудитории составляет 217 человек (включая членов принимающей организации, поставщиков, сотрудников службы безопасности и персонал округа), но доступно только 199 посадочных мест. Пространство можно обустроить четырьмя различными способами, что может ограничить общую вместимость и количество доступных посадочных мест.

Терраса на крыше вмещает 100 человек. Здесь есть столы и стулья, рассчитанные на 50 человек. Пользователь может привезти дополнительные столы и стулья по предварительной договоренности с сотрудниками библиотеки.

Подготовка и обустройство помещений должны осуществляться специально назначенным персоналом. Любое оборудование, привезенное поставщиками, должно перемещаться и устанавливаться самим поставщиком или пользователем; персонал не будет оказывать помощь.

Более подробную информацию о том, что доступно в Аудитории и на Террасе на крыше, можно найти на странице Бронирование Аудитории и Террасы на крыше .

Парковка

Библиотека не будет бронировать, координировать или гарантировать наличие парковочных мест для мероприятия. На территории библиотеки East County есть подземная парковка; парковочные места предоставляются в порядке поступления посетителей и не могут быть забронированы для мероприятий. Доступ на подземную парковку возможен только в часы работы библиотеки.

Продукты питания и напитки

В Аудитории и на Террасе на крыше разрешено употребление пищи, но следует помнить о некоторых важных моментах.

В Аудитории ограниченная инфраструктура для организации питания или раздачи еды. В помещении нет холодильника, микроволновой печи, раковины и рабочих поверхностей для приготовления или подачи блюд.
На Террасе на крыше есть кухня для кейтеринга с раковиной и рабочей поверхностью. В помещении есть холодильник и микроволновая печь, которые предоставляются пользователю на время аренды.
Организация кейтеринга разрешена; компании, предоставляющие кейтеринговые услуги, и посетители должны соблюдать правила подачи еды и не имеют права готовить пищу на территории библиотеки. Вся еда, предлагаемая на мероприятиях, должна соответствовать требованиям общественного здравоохранения public health requirements.
Алкоголь запрещен.
Столы имеются в наличии; см. список оборудования на странице Бронирование Аудитории и Террасы на крыше .

Уборка

Пользователь обязан привести арендованные помещения в порядок после мероприятия следующим образом:

Весь мусор, включая отсортированные перерабатываемые отходы, необходимо собрать и упаковать в пакеты. Для мероприятий, где мусор включает пищевые отходы или объем мусора превышает количество установленных контейнеров, весь мусор необходимо выбрасывать в специально отведенное место.

Все помещения, используемые для разогрева, хранения или утилизации пищи, должны быть тщательно убраны и находиться в том же состоянии, в котором они были на момент начала аренды.

Все оборудование для кейтеринга, сервировки и любое другое оборудование должно быть вывезено из библиотеки по окончании мероприятия и до истечения срока аренды. Хранение оборудования, мебели или другого личного имущества на ночь допускается только в ночи между днями многодневной аренды при условии предварительного согласования. Хранение продуктов питания на ночь не допускается.

Пользователи обязаны оставить помещения Аудитории и Террасы на крыше в чистоте и в том же состоянии, в каком они были на момент начала аренды. В зависимости от количества людей и типа предоставляемого питания могут потребоваться дополнительные услуги по уборке, которые будут оплачиваться отдельно.

Пользовательское соглашение и страхование

Все пользователи должны предоставить действующий Страховой полис на себя и на всех поставщиков, с которыми у пользователя заключены договоры, в котором должны быть указаны:

Страхование общей гражданской ответственности для коммерческих предприятий (Commercial General Liability) на сумму не менее $1 000 000 с единым совокупным лимитом.
Страховое покрытие ущерба арендованному помещению (Damage to Rented Premises) на сумму не менее $1 000 000.
Дополнительное соглашение, в котором округ Малтнома и Библиотека округа Малтнома указаны в качестве дополнительных застрахованных лиц (Additional Insureds).

Многие страховые агентства могут оформить так называемый полис страхования специальных мероприятий, отвечающий этим требованиям.

Пользователь обязан предоставить библиотеке подписанную копию лицензионного соглашения, копии Страховых сертификатов и произвести полную оплату аренды не позднее чем за 30 дней до начала мероприятия. Если указанные документы и оплата не будут получены в установленный срок, пользователю будет отказано в использовании помещений библиотеки для проведения мероприятия.