Phòng họp công cộng

Một số thư viện cho phép sử dụng miễn phí không gian phòng họp cho các cuộc họp và các chương trình phục vụ mục đích giáo dục, văn hóa, dân sự hoặc giải trí. Các cuộc họp và các chương trình được tổ chức tại phòng họp thư viện phải miễn phí, cởi mở và có lợi ích tiềm năng cho công chúng.

Các thư viện có phòng họp

Phòng họp thư viện cho công chúng sử dụng

Duyệt lần cuối ngày 5 tháng 5 năm 2010

Gìn giữ sứ mệnh của mình, Thư viện Hạt Multnomah cung cấp không gian phòng họp cho công chúng cho các mục đích giáo dục, văn hóa, công dân và giải trí, tùy thuộc vào các quy định nêu dưới đây.

Thư viện Hạt Multnomah ủng hộ và xác nhận Tuyên ngôn Quyền Thư viện của Hiệp hội Thư viện Mỹ, trong đó nêu:

"Các thư viện duy trì không gian gặp gỡ, không gian triển lãm hoặc các cơ sở khác mở cửa cho công chúng phải tạo điều kiện cho không gian và các cơ sở này sẵn có một cách bình đẳng với tất cả mọi người, không phân biệt tín ngưỡng hoặc đảng phái."

Để gìn giữ vai trò của một diễn đàn công cộng có giới hạn, các thư viện công có truyền thống cung cấp không gian phòng họp miễn phí cho các nhóm cộng đồng khi không gian có sẵn.

Thực tế là việc một tổ chức được phép hội họp ở thư viện không cấu thành chứng thực về niềm tin vào tổ chức đó của thư viện, nhân viên thư viện, ban cố vấn của thư viện hoặc Hội đồng Ủy viên Hạt Multnomah.

Quy định sử dụng phòng họp

  1. Các chương trình và sự kiện được tài trợ của Thư viện Hạt Multnomah được ưu tiên sử dụng không gian phòng họp. Thư viện có quyền sắp xếp lại đặt phòng họp đã xác nhận để lấy phòng họp cho các chương trình và các sự kiện do thư viện tài trợ. Việc hủy bỏ hoặc do nhóm hoặc do thư viện phải được thực hiện 24 giờ trước ngày họp.
  2. Có thể đặt phòng họp trước hai tháng. Việc sử dụng được cấp trên cơ sở người đến trước được sử dụng trước. Việc sử dụng phòng họp có thể bị giới hạn một lần mỗi tháng cho mỗi nhóm, do hạn chế không gian phòng họp.
  3. Tất cả các cuộc họp phải mở cửa cho công chúng.
  4. Không được tính hoặc nài xin phí vào cửa. Không được nài xin hoặc nhận đóng góp tiền hoặc tài sản khác từ người tham dự. Không được phép quảng cáo hoặc bán dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa, tài liệu hoặc các đầu mục khác. Hiến pháp của tiểu bang Oregon, Điều XI, Mục 9, cấm một cơ quan chính phủ như thư viện cung cấp viện trợ tài chính cho các doanh nghiệp tư nhân không có mục đích công cộng rõ ràng.
  5. Cho phép bán dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa, tài liệu hoặc mặt hàng hoặc xin các đóng góp được cho phép theo một chương trình hoặc sự kiện được thư viện tài trợ, hoặc thay mặt cho Bằng hữu của Thư viện hoặc Quỹ Thư viện.
  6. Như mô tả trong điều số 4 ở trên, sử dụng phòng họp thư viện vào mục đích thương mại nói chung là không được phép. Tuy nhiên, một tổ chức thương mại hoặc người thực hành chuyên nghiệp có thể sử dụng phòng họp thư viện để cung cấp một chương trình giáo dục mở cửa cho công chúng liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của họ. Trong trường hợp như vậy, cơ hội giáo dục được cung cấp bởi một chuyên gia đem lại lợi ích cho công chúng. Trong một chương trình như vậy, không được bán, tại thời điểm chương trình hoặc trong tương lai, một sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định được tổ chức hoặc người thực hành này hoặc bất kỳ bên có lợi ích thương mại nào cung cấp. Vì vậy, các cá nhân hoặc tổ chức cung cấp chương trình không thể phát danh thiếp hoặc tài liệu quảng cáo quảng bá cho bất kỳ doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ nào và không thể xin thông tin cá nhân (tên, địa chỉ, số điện thoại, v.v) của những người tham gia chương trình, hoặc như là một phần của một quá trình đăng ký trước hoặc trong chính chương trình.
  7. Không cho phép độc tấu âm nhạc và các buổi tập cá nhân. Không được sử dụng phòng cho tiệc sinh nhật và tiệc kỷ niệm, đám cưới, đám tang, hoặc lễ kỷ niệm cá nhân khác.
  8. Phòng họp thư viện khu vực tại các địa điểm không có phòng học yên lặng không được đặt trước làm "phòng yên lặng" nhưng có thể được sử dụng như vậy trên cơ sở ghé vào khi không sử dụng. Không được phép sử dụng "phòng yên lặng" tại Thư viện Trung tâm.
  9. Phòng họp có sẵn trong các giờ thư viện mở cửa. Các cuộc họp phải hoãn 15 phút trước giờ đóng cửa.
  10. Có thể phục vụ đồ uống giải khát, nhưng nhóm không thể chuẩn bị thức ăn trên cơ ngơi thư viện. Nhóm chịu trách nhiệm dọn dẹp.
  11. Trong khi quảng bá cuộc họp được tổ chức tại phòng họp thư viện, nhóm tài trợ phải được xác định danh tính rõ ràng. Nhóm không được ngụ ý thư viện tài trợ cho chương trình hoặc tổ chức của họ trong khi quảng bá.
  12. Nếu được chấp thuận trước, các nhóm có thể dán dấu hiệu tại các địa điểm được thư viện chấp thuận.
  13. Có sẵn bàn và ghế tại mỗi địa điểm. Không cung cấp thêm trang bị nào nữa. Nhóm chịu trách nhiệm điều chỉnh, sắp xếp lại, và lấy bàn và ghế xuống. Phòng họp phải được dọn sạch sẽ, trong tình trạng tốt và giống như khi được giao. Bất kỳ nhóm làm hỏng tài sản thư viện sẽ phải chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh liên quan đến thiệt hại đó và có thể bị mất đặc quyền sử dụng phòng họp trong tương lai.
  14. Thư viện không chịu trách nhiệm cho sự trộm cắp hoặc phá hoại tài sản đưa vào phòng họp thư viện.
  15. Một người lớn 18 tuổi hoặc hơn phải ký Library Meeting Room Application (Đơn xin sử dụng Phòng Họp Thư viện) (PDF, 62 KB), và tối thiểu một người lớn 18 tuổi hoặc hơn phải hiện diện khi nhóm thiếu niên sử dụng phòng họp.
  16. Mỗi nhóm chịu trách nhiệm đảm bảo rằng số người tham gia cuộc họp không vượt quá số người tối đa cho phòng họp như Thanh tra Phòng cháy chữa cháy quy định.
  17. Tất cả các nhóm, câu lạc bộ, tổ chức hoặc cá nhân sử dụng một phòng họp thư viện phải tuân theo các quy định này và Behavior Rules Governing the Use of Multnomah County Library (Quy định Hành vi Quản lý việc Sử dụng Thư viện Hạt Multnomah). Không tuân theo các quy định này có thể dẫn đến việc chấm dứt ngay lập tức cuộc họp, đuổi các cá nhân ra khỏi cơ sở thư viện theo các quy định, và/hoặc mất đặc quyền sử dụng phòng họp trong tương lai.

Các cơ quan chính phủ khác sử dụng phòng họp (ví dụ thành phố, hạt, tiểu bang và liên bang)

Thư viện tạo điều kiện cho các cơ quan khác của chính phủ, hoặc nhà thầu của họ, sử dụng phòng họp thư viện khi có thể. Các chương trình thư viện và hạt và các sự kiện tài trợ được ưu tiên sử dụng không gian phòng họp, và nhu cầu của công chúng sử dụng không gian phòng họp có thể cũng ảnh hưởng đến mức độ thường xuyên phòng họp thư viện có sẵn cho các cơ quan chính phủ khác. Việc sử dụng của các cơ quan chính phủ khác phải tuân theo các quy định nêu trên, với một số ngoại lệ:

  1. Một cơ quan chính phủ khác, hoặc nhà thầu làm việc thay mặt cho một cơ quan kinh phí chính phủ, đã đặt chỗ trước trong vòng hai tháng trước ngày sử dụng sẽ được xem xét để được xác nhận việc sử dụng không gian.
  2. Có thể đặt trước phòng họp bốn tháng.
  3. Các cuộc họp của các cơ quan chính phủ khác không cần mở cửa cho công chúng.
  4. Nếu công chúng sẽ tham gia một cuộc họp, phòng họp có sẵn cho các cơ quan chính phủ khác trong giờ thư viện mở cửa. Các cuộc họp do cơ quan tổ chức chỉ cho nhân viên tham gia có thể được phê duyệt sử dụng phòng họp trong giờ thư viện có nhân viên làm việc nhưng không mở cửa cho công chúng. Một cơ quan muốn sử dụng một phòng họp thư viện trong giờ thư viện không có nhân viên làm việc sẽ được chuyển đến Giám đốc Thư viện Trung tâm hoặc Giám đốc Thư viện Khu vực.

Thủ tục

  1. Tất cả các nhóm phải hoàn tất Library Meeting Room Application (Đơn xin sử dụng Phòng Họp Thư viện) (PDF, 62 KB) và xem xét các quy định và thủ tục phòng họp trong Sử dụng phòng họp Thư viện cho Công chúng (duyệt gần nhất ngày 5 tháng 5 năm 2010).
  2. Mẫu đơn xin có sẵn tại tất cả các địa điểm thư viện nơi có sẵn phòng họp và trên trang web thư viện.
  3. Nộp đơn tại các thư viện nơi cuộc họp dự kiến ​​sẽ được tổ chức. Các đơn xin được lưu giữ trong hồ sơ và phải được cập nhật hàng năm. Người giám sát hoặc người quản lý thư viện tại địa điểm mà cuộc họp yêu cầu sẽ xem xét và chấp thuận hoặc từ chối tất cả các đơn xin dựa trên các quy định Sử dụng phòng họp Thư viện cho Công chúng. Khi nghi ngờ, đơn xin sẽ được chuyển đến giám đốc Thư viện Khu vực hoặc giám đốc Thư viện Trung tâm để được tham vấn.
  4. Bất kỳ người nộp đơn nào bị từ chối sử dụng phòng họp thư viện có thể khiếu nại bằng văn bản cho giám đốc thư viện. Giám đốc sẽ xem xét đơn xin và trả lời bằng văn bản cho người nộp đơn.