Hướng dẫn sử dụng phòng họp thư viện

Quý vị có thể sử dụng miễn phí phòng họp trong 18 thư viện, dành cho các buổi họp hoặc chương trình phục vụ mục đích giáo dục, văn hóa, dân sự, và giải trí. Các buổi họp và chương trình tổ chức tại thư viện cần phải miễn phí, mở rộng tự do và có thể mang lợi ích đến cho công chúng.

Phòng họp thư viện có thể không được sử dụng cho:

  • Việc riêng tư
  • Mục đích thương mại
  • Thu gom thông tin cá nhân (không được có danh sách ghi danh hoặc danh sách hiện diện)

Điền đơn yêu cầu đặt giữ phòng họp.

Từ thứ Hai ngày 28 tháng 11, không thể sử dụng phòng họp thư viện Holgate cho đến khi hoạt động lại.

Từ thứ Hai ngày 19 tháng 12, không thể sử dụng phòng họp thư viện Midland cho đến khi hoạt động lại.

Thư viện có phòng họp

Thư viện có phòng học

Tại 3 thư viện dưới đây, một cá nhân hoặc một nhóm có thể đặt giữ một phòng học nhỏ. Chỉ đặt trước tối đa 7 ngày và mỗi ngày chỉ có 2 tiếng. Xin liên lạc bằng điện thoại hay đến tại nơi để đặt trước.

Sử dụng phòng họp Thư viện

Để phù hợp với sứ mạng, Thư viện Quận Multnomah cung cấp phòng họp cho công chúng phục vụ mục đích giáo dục, văn hóa, dân sự, và giải trí. Xin đọc phần dưới đây để hiểu thêm quy tắc sử dụng phòng họp. 

Thư viện ủng hộ và tán thành Tuyên ngôn Quyền Thư viện của Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ.

Quy định sử dụng phòng họp

  1. Thư viện hoặc chương trình và sự kiện do Quận Multnomah tài trợ được ưu tiên sử dụng phòng họp. Thư viện được quyền sắp xếp lại lịch phòng họp dù có lịch đặt giữ trước, nhằm giúp thuận tiện cho các chương trình và sự kiện do thư viện tài trợ.
  2. Có thể đặt phòng họp trước một tháng. Nếu một yêu cầu trong vòng 72 giờ, vui lòng gọi thư viện vào giờ mở cửa. Việc sử dụng được dựa trên nguyên tắc người đặt trước sử dụng trước và có thể phải giới hạn mỗi tháng một lần cho mỗi nhóm, do không đủ phòng họp.
  3. Tất cả các cuộc họp phải mở cửa cho công chúng.
  4. Không được thu hoặc hỏi xin phí vào cửa. Không được thu tiền hoặc hỏi xin tài sản biếu tặng nào khác từ người tham dự. Không được phép quảng cáo dịch vụ, rao bán sản phẩm, hàng hóa, tài liệu hoặc các mặt hàng khác. Hiến pháp của tiểu bang Oregon, Điều XI, Mục 9, không cho phép một cơ quan chính phủ như thư viện hỗ trợ tài chính cho doanh nghiệp tư nhân mà không công khai mục đích rõ ràng.
  5. Một chương trình, sự kiện được chính thức thư viện tài trợ, hoặc là đại diện cho tổ chức Friends of Library hoặc The Library Foundation được cho phép rao bán dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa, tài liệu, mặt hàng hoặc mời gọi đóng góp. 
  6. Như mô tả ở điều số 4, không được phép sử dụng phòng họp thư viện vào mục đích thương mại. Tuy nhiên, một tổ chức thương mại hoặc cá nhân hành nghề chuyên môn có thể mở cuộc họp cho công chúng để cung cấp một chương trình giáo dục liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của họ. Trường hợp này, một chuyên gia mang đến kiến thức và kỹ năng nhất định giúp ích cho công chúng. Trong một chương trình như vậy, tổ chức hoặc cá nhân không được rao bán một sản phẩm, dịch vụ nhất định nào hoặc một lợi ích thương mại nào khác từ thời điểm diễn ra chương trình trở về sau. Vì thế, cá nhân hoặc tổ chức làm chương trình có thể không được phát danh thiếp, tập quảng cáo về một doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ nào và không được xin thông tin cá nhân (tên, địa chỉ, số điện thoại, v.v..) của những người tham gia chương trình hoặc sử dụng cách ghi danh trước để tham dự hoặc ngay trong chương trình. 
  7. Không cho phép độc tấu âm nhạc và các buổi tập cá nhân. Không được sử dụng phòng họp cho tiệc sinh nhật và tiệc kỷ niệm, đám cưới, đám tang, hoặc lễ kỷ niệm cá nhân khác.
  8. Những thư viện địa phương nào không có dạng phòng học yên tĩnh, không thể đặt trước phòng họp làm "phòng yên tĩnh", nhưng có thể sử dụng như vậy chỉ khi không có người sử dụng.  
  9. Phòng họp có thể sử dụng vào giờ thư viện mở cửa. Các cuộc họp cần phải kết thúc 15 phút trước giờ thư viện đóng cửa.
  10.  Nhóm họp có thể phục vụ đồ uống giải khát, nhưng có thể không được chuẩn bị thức ăn trong thư viện. Nhóm họp chịu trách nhiệm phần dọn dẹp.
  11.  Khi công bố một cuộc họp được tổ chức tại phòng họp thư viện, tên tổ chức tài trợ cho cuộc họp cần được xác định rõ ràng. Nhóm không được ngụ ý thư viện tài trợ cho chương trình hoặc cho tổ chức đó trong việc quảng cáo.
  12.  Nếu được sự đồng ý trước, nhóm họp có thể dán thông báo, bảng chỉ dẫn tại những địa điểm được thư viện chấp thuận.
  13.  Tại mỗi địa điểm, có bàn và ghế để sử dụng. Thư viện không cung cấp thêm trang bị nào khác. Nhóm họp chịu trách nhiệm sắp xếp, bố trí lại phòng họp, và xếp bàn ghế về chỗ của chúng. Phòng họp phải được sạch sẽ trở lại, trong tình trạng tốt và như khi được giao. Một nhóm nào sử dụng phòng họp nếu làm hỏng tài sản thư viện, sẽ phải chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh liên quan đến thiệt hại đó, và có thể bị mất đặc quyền sử dụng phòng họp về sau.
  14.  Thư viện không chịu trách nhiệm cho sự trộm cắp hoặc hư hại tài sản khi mang vào phòng họp thư viện.
  15.  Khi nhóm thiếu niên sử dụng phòng họp, một người lớn 18 tuổi trở lên phải gửi Đơn đặt trước Phòng họp thư viện (Public meeting room reservations) và ít nhất có một người lớn 18 tuổi trở lên có mặt trong buổi họp.
  16.  Mỗi nhóm chịu trách nhiệm bảo đảm rằng số lượng người tham dự trong phòng họp không vượt quá con số tối đa theo quy định của Thanh tra Phòng cháy chữa cháy.
  17.  Tất cả các nhóm, câu lạc bộ, tổ chức hoặc cá nhân sử dụng phòng họp thư viện phải tuân theo những quy định này cùng quy định của Thư viện Quận Multnomah (Multnomah County Library rules). Nếu không tuân theo những quy định này, có thể dẫn đến việc chấm dứt cuộc họp ngay lập tức, loại trừ những cá nhân đó ra khỏi thư viện theo quy định, và/hoặc mất đặc quyền sử dụng phòng họp về sau.

Cơ quan chính phủ khác sử dụng phòng họp (ví dụ thành phố, quận, tiểu bang và liên bang)

Khi có thể, thư viện tạo điều kiện cho cơ quan chính phủ khác, hoặc nhà thầu của họ sử dụng phòng họp thư viện. Chương trình, sự kiện do thư viện, quận tài trợ được ưu tiên sử dụng phòng họp, và nhu cầu từ công chúng sử dụng phòng họp cũng có thể ảnh hưởng đến việc có phòng họp thường xuyên không. Cơ quan chính phủ khác khi sử dụng phòng họp phải tuân theo các quy định nêu trên, cùng một số ngoại lệ:

  1. Có thể đặt phòng họp trước một tháng.
  2. Cuộc họp không cần mở cửa cho công chúng.
  3. Nếu cuộc họp có công chúng tham gia, phòng họp sẽ phục vụ trong giờ thư viện mở cửa. Cuộc họp do cơ quan tổ chức riêng cho nhân viên tham gia nhưng không mở cho công chúng có thể được phê duyệt sử dụng phòng họp trong giờ nhân viên thư viện làm việc. Một cơ quan muốn sử dụng phòng họp vào giờ thư viện không có nhân viên làm việc sẽ được chuyển đến Giám đốc Dịch vụ khu vực.

Thủ tục

  1. Tất cả các nhóm phải điền đầy đủ và gửi đơn đặt giữ Phòng họp. Vui lòng xem quy tắc và thủ tục phòng họp được ghi ở Sử dụng phòng họp Thư viện (Public use of Library meeting rooms)
  2. Một người nào nộp đơn mà bị từ chối việc sử dụng phòng họp thư viện có thể khiếu nại bằng văn bản cho Giám đốc Dịch vụ khu vực. Giám đốc sẽ xem xét đơn và trả lời bằng văn bản cho người nộp đơn.