Salones públicos para reuniones

Algunas bibliotecas ofrecen uso GRATIS de espacio en salas de reunión para reuniones y programas que tienen un propósito educativo, cultural, cívico o recreativo. Las reuniones y programas realizados en las salas de reunión de la biblioteca deben ser gratuitas, abiertas y de interés potencial para el público en general.

Bibliotecas con salas de reunión

Uso público de salas de reunión de bibliotecas

Última revisión 05.05.10

Para cumplir nuestra misión, la Biblioteca del Condado de Multnomah ofrece espacio en salas de reunión al público para propósitos educativos, culturales, cívicos o recreativos, sujetos a las reglas descritas a continuación.

La Biblioteca del Condado de Multnomah apoya y avala la Carta de Derechos de las Bibliotecas de la Asociación de Bibliotecas de Estados Unidos, que establece:

“Las bibliotecas que tengan espacios para reuniones, espacios para exhibiciones u otras instalaciones abiertas al público deben ponerlas a disposición de éste en los mismos términos que a otras personas, sin importar sus creencias y afiliaciones.”

De acuerdo con su papel de foro público limitado, las bibliotecas públicas tradicionalmente han proveído de espacio en salas de reunión a grupos comunitarios cuando se dispone de espacio.

El hecho de que una organización tenga permitido reunirse en una biblioteca no constituye un aval de las creencias de esa organización por parte de la biblioteca, su personal, su consejo consultivo o el Consejo de Comisionados del Condado de Multnomah.

Reglas de uso de las salas de reunión

  1. Los programas y eventos patrocinados de la Biblioteca del Condado de Multnomah tienen prioridad en el uso de las salas de reunión. La biblioteca se reserva el derecho de reprogramar reservaciones confirmadas de la sala de reunión para alojar programas y eventos patrocinados por la biblioteca. Las cancelaciones por parte del grupo o de la biblioteca deben hacerse 24 horas antes de la fecha de la reunión.
  2. Las reservaciones de las salas de reunión pueden hacerse con dos meses de anticipación. El uso está garantizado bajo el sistema de atención por oden de llegada. El uso de las salas de reunión puede restringirse a una reunión por mes para cada grupo, debido al espacio limitado de las salas de reunión.
  3. Todas las reunions deben ser abiertas al público.
  4. No podrán cargarse o solicitarse cuotas de admisión. No podrán solicitarse o recolectar donaciones de dinero u otra propiedad entre la audiencia. No se permiten promociones o ventas de servicios, productos, mercancía, materiales u otros. La Constitución de Oregón, en su artículo XI, sección 9, prohíbe que una agencia gubernamental como la biblioteca brinde ayuda financiera a empresas privadas sin un claro propósito público.
  5. Las ventas de servicios, productos, mercancía, materiales o artículos, o bien las solicitudes de donaciones autorizadas de conformidad con un programa o evento patrocinado por la biblioteca, o en representación de los Amigos de la Biblioteca (Friends of the Library) o la Fundación de la Biblioteca (The Library Foundation), están permitidas.
  6. Como se describió en el inciso 4, el uso comercial de salas de reunión de bibliotecas por lo general no está permitido. Sin embargo, una entidad comercial o un practicante profesional puede usar una sala de reunión de una biblioteca para presentar un programa educativo abierto al público en general relacionado con su campo profesional. En ese caso, la oportunidad educativa ofrecida por un experto es benéfica para el público. Durante ese programa, no debe pretenderse vender, en el momento del programa o en el futuro, un producto o servicio específico ofrecido por una entidad o por el practicante, o por algún otro interés comercial. En consecuencia, el individuo o la entidad que ofrezca el programa no puede obsequiar tarjetas de presentación o folletos que promuevan algún negocio, producto o servicio ni puede solicitar información personal (nombre, dirección, número telefónico, etc.) de los participantes del programa, ya sea como parte de un proceso de prerregistro o durante el programa mismo.
  7. No se permiten recitales de música ni sesiones de práctica individual. Las salas no pueden utilizarse para celebrar cumpleaños, bodas o funerales, u otras celebraciones personales.
  8. Las salas de reunión de bibliotecas de barrio en ubicaciones que no tienen salas de estudio tranquilas no pueden reservarse como “salas silenciosas”, pero sí pueden utilizarse como tales sin reservación cuando no estén en uso. No se permite el uso de “salas silenciosas” en la Biblioteca Central.
  9. Las salas de reunión están disponibles en horas en que la biblioteca está abierta. Las reuniones deben suspenderse 15 minutos antes del momento de cerrar.
  10. Pueden servirse refrescos ligeros, pero los grupos no pueden preparar comida en instalaciones de la biblioteca. Los grupos son responsables de la limpieza.
  11. Al publicitar una reunion que se vaya a llevar a cabo en una sala de reunión de la biblioteca, el grupo patrocinador debe identificarse claramente. Los grupos no pueden incluir en su publicidad el patrocinio de su programa u organización por parte de la biblioteca.
  12. Mediante aprobación previa, los grupos pueden colocar señales en los lugares aprobados de la biblioteca.
  13. Hay mesas y sillas disponibles en todas las ubicaciones. No se proporciona más equipo. El grupo es responsable de la disposición, rearreglo y retiro de sillas y mesas. Las salas de reunión deben dejarse limpias, en buenas condiciones y como se encontraron. El grupo que dañe propiedad de la biblioteca será hecho responsable de los costos en los que se haya incurrido por ese daño y puede perder el privilegio de usar las salas de reunión en el futuro.
  14. La biblioteca no se hace responsable de robos o daños a una propiedad introducida a una sala de reunión.
  15. Una persona adulta, de 18 años o más, debe firmar la Solicitud de una sala de reunión de la biblioteca (PDF, 62 KB), y por lo menos un adulto de 18 años o más debe estar presente cuando grupos de jóvenes usen las salas de reunión.
  16. Los grupos son responsables de garantizar que la asistencia a su reunión no exceda la ocupación máxima de la sala de reunión, según lo establecido por el Jefe de Bomberos.
  17. Todos los grupos, clubes, entidades o individuos que utilicen una sala de reunión de una biblioteca deben cumplir las siguientes normas y las Reglas de comportamiento que rigen el uso de la Biblioteca del Condado de Multnomah. El incumplimiento de estas normas puede llevar a la terminación inmediata de la reunión, la expulsión de personas de las instalaciones de la biblioteca de conformidad con las normas, y la pérdida de privilegios de uso de salas de reunión en el futuro.

Uso de salas de reunión por otras agencias gubernamentales (p. ej., de la ciudad, del condado, del estado y federales)

La biblioteca pone a la disposición sus salas de reunión para que sean utilizadas por otras agencias gubernamentales, o sus contratantes, cuando sea posible. Los programas de la biblioteca y del condado, así como los eventos patrocinados, tienen prioridad, y la demanda por parte del público de espacio en las salas de reunión también puede afectar la frecuencia con la que estén disponibles las salas de reunión de la biblioteca para otras agencias gubernamentales. El uso por otras agencias gubernamentales está sujeto a las normas señaladas antes, con algunas excepciones:

  1. Otra agencia gubernamental, o contratante que trabaje en representación de una agencia financiada por el gobierno, que haya reservado espacio dentro de un periodo de dos meses con respecto a la fecha de uso, se considerará confirmada en el uso del espacio.
  2. Las reservaciones de salas de reunión pueden hacerse con cuatro meses de anticipación.
  3. Las reuniones reservadas por otras agencias gubernamentales no necesitan ser abiertas al público.
  4. Si el público va a asistir a una reunión, las salas de reunión están disponibles para otras agencias gubernamentales durante los horarios de apertura de la biblioteca. Las agencias que realicen reuniones abiertas sólo para su personal pueden recibir autorización para utilizar la sala de reunión en horarios en que el personal de la biblioteca ya está laborando pero ésta aún no se abre al público. Una agencia que desee usar una sala de reunión de la biblioteca en horarios en que no hay personal, será remitida al director de la Biblioteca Central o al director de Bibliotecas de Barrio.

Procedimientos

  1. Todos los grupos deben llenar una Solicitud de una sala de reunión de la biblioteca (PDF, 62 KB) y revisar las normas y procedimientos de salas de reunión contenidas en Uso público de salas de reunión de bibliotecas (última revisión 05/05/10).
  2. Los formularios de solicitud están disponibles en todas las ubicaciones donde se dispone de salas de reunión y en el sitio Web de la biblioteca.
  3. Presente la solicitud en la biblioteca donde se vaya a realizar la reunión propuesta. Las solicitudes se archivarán y deben actualizarse anualmente. El supervisor o administrador de la biblioteca de la ubicación donde se solicite la reunión revisará y aprobará o negará las solicitudes con base en las reglas de Uso público de salas de reunión de bibliotecas. Si hay dudas, la solicitud será remitida al director de Bibliotecas de Barrio o al director de la Biblioteca Central para consulta.
  4. Cualquier solicitante al que se le niegue la sala de reunión puede apelar por escrito al director de bibliotecas. El director revisará la solicitud y responderá por escrito al solicitante.