Salones públicos para reuniones

Dieciocho bibliotecas ofrecen el uso gratuito de espacio en salones públicos para reuniones y programas que tienen un propósito educativo, cultural, cívico o recreativo. Las reuniones y programas que se llevan a cabo en los salones públicos de la biblioteca deben ser gratuitos, abiertos y de interés potencial para el público en general.

Los espacios de los salones públicos de reuniones de la biblioteca no deben utilizarse para:

  • Eventos privados
  • Propósitos comerciales
  • La recopilación de información personal (no se permiten el registro previo evento o las hojas de registro)

Llene la forma para solicitar el salón público para reuniones.

Bibliotecas con salones públicos para reuniones

Bibliotecas con cuartos de estudio

Tres bibliotecas ofrecen pequeños cuartos de estudio. Para reservar un cuarto de estudio llame o visite la biblioteca con siete días de anticipación a su uso. Las reservaciones son limitadas a dos horas por día por cada individuo o grupo.

Uso de los salones públicos para reuniones

Para cumplir con nuestra misión, la Biblioteca del Condado de Multnomah ofrece el espacio de los salones al público con fines educativos, culturales, cívicos o recreativos, y están sujetos a las reglas descritas a continuación.

La Biblioteca del Condado de Multnomah apoya y respalda la Carta de Derechos de las Bibliotecas de la Asociación de Bibliotecas de los Estados Unidos.

Reglas para el uso de los salones públicos para reuniones

  1. Los programas y eventos patrocinados por la Biblioteca y el Condado de Multnomah tienen prioridad para usar los salones . La biblioteca se reserva el derecho de reprogramar las reservaciones confirmadas para eventos patrocinados por la biblioteca.
  2. Las reservaciones para el uso de los salones se podrán hacer con un mes de anticipación. Si su solicitud es de menos de 72 horas, llame a la biblioteca durante las horas de servicio. El uso se otorga por orden de llegada y está limitado a una vez por mes por cada grupo debido al espacio limitado de los salones.
  3. Todas las reuniones deben estar abiertas al público.
  4. No se cobran cuotas de admisión. No se podrán solicitar o recolectar donaciones de dinero u otra propiedad entre la audiencia. No se permite promocionar ventas de servicios, productos, mercancía, materiales u otros. La Constitución de Oregón, en su artículo XI, sección 9, prohíbe que una agencia gubernamental como la biblioteca provea de ayuda financiera a empresas privadas sin un claro propósito público.
  5. Las ventas de servicios, productos, mercancía, materiales, artículos, o solicitudes de donaciones autorizadas de conformidad con un programa o evento patrocinado por la biblioteca, o en representación de los Amigos de la Biblioteca (Friends of the Library) o la Fundación de la Biblioteca (The Library Foundation), están permitidas.
  6. Como se describió en el inciso 4, el uso comercial de los salones públicos para reuniones de las bibliotecas por lo general no está permitido. Sin embargo, una entidad comercial o un practicante profesional puede usar un salón de la biblioteca para presentar un programa educativo abierto al público en general relacionado con su área profesional. En ese caso, la oportunidad educativa ofrecida por un experto es benéfica para el público. Durante el programa o en el futuro,  no se permiten ventas de productos o servicios ofrecidos por una entidad o por el practicante, o cualquier otro interés comercial. Por lo tanto, el individuo o la entidad que ofrezca el programa no puede repartir tarjetas de presentación o folletos que promuevan algún negocio, producto o servicio ni puede solicitar información personal (nombres, direcciones, números telefónicos, etc.) a los participantes del programa, ya sea como parte de un proceso de prerregistro o durante el programa mismo.
  7. No se permiten recitales de música ni sesiones de práctica individual. Los salones no pueden usarse para celebrar cumpleaños, fiestas de aniversario, bodas, funerales, u otras celebraciones personales.
  8. Los salones públicos para reuniones de las bibliotecas que no tienen “salas de estudio” no pueden reservarse para tal fin, pero pueden usarse cuando no estén en uso. 
  9. Las salas están disponibles durante las horas en que la biblioteca está abierta. Las reuniones deben suspenderse 15 minutos antes del cierre del edificio.
  10. Pueden servirse refrigerios ligeros, pero los grupos no pueden preparar comida en las instalaciones de la biblioteca. Los grupos son responsables de la limpieza.
  11. Al anunciar una reunión en alguno de los salones públicos para reuniones de la biblioteca, el grupo patrocinador debe identificarse claramente. Los grupos no pueden incluir en su publicidad el patrocinio de su programa u organización por parte de la biblioteca.
  12. Los grupos pueden colocar letreros en los lugares asignados en la biblioteca con previa autorización.
  13. Todas las bibliotecas cuentan con mesas y sillas disponibles. No se proporciona otro tipo de equipo. El grupo es responsable de la colocación, y retiro de sillas y mesas. Los salones deben dejarse limpios, en buen estado y en las mismas condiciones en que se reciben. El grupo que dañe la propiedad de la biblioteca será responsable de los costos en los que se haya incurrido por ese daño y puede perder el privilegio de usar los salones de reunión en el futuro.
  14. La biblioteca no es responsable de robos o daños a la propiedad traída a una sala de reunión.
  15. Una persona adulta, de 18 años o más, debe completar la Solicitud de reservación de los Salones Públicos para Reuniones, y por lo menos un adulto de 18 años o más debe estar presente cuando grupos de jóvenes usen los salones.
  16. Cada grupo es responsable de asegurarse que la asistencia a su reunión no exceda la ocupación máxima del salón de acuerdo a lo establecido por la Jefatura de Bomberos.
  17. Todos los grupos, clubes, entidades o individuos que usen un salón público para reuniones de la biblioteca deben cumplir con estas reglas y las Reglas de la Biblioteca del Condado de Multnomah. El incumplimiento de estas reglas puede llevar a la terminación inmediata de la reunión, la expulsión de personas de las instalaciones de la biblioteca de conformidad con las reglas, y la pérdida de privilegios para el uso de los salones en el futuro.

Uso de los salones públicos para reuniones por otras agencias gubernamentales (p. ej., ciudad, condado, estado y federal)

La biblioteca pone sus salones públicos a disposición de otras agencias gubernamentales, o sus contratistas, cuando sea posible. Los programas de la biblioteca y del condado, así como los eventos patrocinados, tienen prioridad para el uso de los salones públicos para reuniones, y la demanda por parte del público puede afectar su disponibilidad para otras agencias gubernamentales. El uso de los salones por otras agencias gubernamentales está sujeto a las reglas señaladas con anticipación, con algunas excepciones:

  1. Las reservaciones de los salones públicos para reuniones pueden hacerse con un mes de anticipación.
  2. Las reuniones reservadas por otras agencias gubernamentales no necesitan estar abiertas al público.
  3. Si el público asiste a una reunión, los salones públicos están disponibles para otras agencias gubernamentales durante los horarios de servicio de la biblioteca. Las agencias que realicen reuniones abiertas sólo para su personal pueden recibir autorización para utilizar el salón en horarios en que el personal de la biblioteca ya está laborando pero ésta aún no está abierta al público. Una agencia que desee utilizar un salón público de reuniones de la biblioteca durante horarios en que no tiene personal, será remitida a la Dirección de Servicios de la Biblioteca.

Procedimientos

  1. Todos los grupos deben completar y enviar una reservación para los salones públicos de la biblioteca. Por favor revise las normas y procedimientos de los salones públicos de reuniones contenidas en el Uso Público de los Salones Públicos de Reuniones.
  2. Cualquier solicitante al que se le niegue el uso de un salón público de la biblioteca puede apelar por escrito a la Dirección de Servicios de la Biblioteca. El director revisará la solicitud y responderá por escrito al solicitante.