公共会议室

部分图书馆免费为教育、文化、市民或娱乐会议和计划提供会议室。在图书馆会议室举行的会议和计划必须免费对公众开放并且符合公众的潜在兴趣。

提供会议室的图书馆

图书馆会议室的公共使用政策

2010年5月5日修订版

穆鲁玛郡图书馆秉持着自己的使命按照下列规则向公众提供用于教育、文化、市民或娱乐会议和计划用途的会议室。

穆鲁玛郡图书馆支持和认可美国图书馆协会的图书馆权利清单,该清单规定:

“向公众提供会议室、展览室或其他场地的图书馆应以相同的条件向所有人提供有关场地,不应因其信仰或党派不同而区别对待。”

秉持着有限的公共论坛这样一个角色,公共图书馆在会议室未被占用的情况下始终坚持免费为社区团体提供会议室。

图书馆同意某个机构使用图书馆的会议室并不代表图书馆及其职员和咨询委员会或穆鲁玛郡行政委员会认可该机构的信仰。

会议室使用规则

  1. 图书馆和穆鲁玛郡的计划和赞助活动拥有优先使用会议室的权利。图书馆保留将被预定的会议室安排给图书馆赞助的计划和活动优先使用的权利。图书馆或其他机构如欲取消会议室预定,须在会议日期前提前24小时取消。

  2. 会议室可以提前两个月预定,会议室的提供准则是先预定者先得。由于数量有限,每个团体一个月只能使用会议室一次。

  3. 所有会议必须对公众开放。

  4. 赞助团体不得收取或招揽入场费,不得要求或招揽受众捐款或捐赠其他财物,不得推销或销售服务、产品、商品、材料或其他物品。俄勒冈州宪法第十一条第9节规定,图书馆等政府机构不得向私营企业提供经济援助,除非出于明确的公共目的。

  5. 经授权,赞助团体可以为图书馆赞助的计划和活动或者代表图书馆之友或图书馆基金会销售服务、产品、商品、材料或其他物品或者招揽捐赠。

  6. 根据上述第4点规定,一般不允许任何团体将图书馆会议室用于商业目的。但是,商业实体或职业从业者可以使用图书馆会议室向公众提供与其专业领域有关的教育计划。在这种情况下,专家提供的教育机会可使公众受益。在教育计划实施期间或完成之后,商业实体、职业从业者或其他商业利益方不得试图销售任何特定的产品或服务。因此,在计划参与者预先报名时或参与计划之后,实施计划的个人或实体不得散发名片或者散发推销任何业务、产品或服务的宣传册,也不得向计划参与者收集个人信息(姓名、地址、电话号码等)。

  7. 会议室不得用于音乐演奏会、个人训练项目、生日聚会、周年聚会、婚礼、葬礼或其他个人庆祝活动。

  8. 没有静修阅读室的社区图书馆会议室在一般情况下不可以用作静修阅读室,只能在紧急情况下用作临时的静修阅读室。中央图书馆不提供静修阅读室。

  9. 图书馆只在开馆时间提供会议室,会议必须在闭馆前15分钟结束。

  10. 赞助团体可以供应小点心,但是不能使用图书馆财产来准备食物。会议结束后,由团体负责打扫会议室。

  11. 在向公众公布会议即将在图书馆会议室举行的消息时,必须明确注明赞助团体。赞助团体不得向公众暗示图书馆是有关计划或机构的赞助方。

  12. 经预先批准,赞助团体可以在图书馆指定的位置张贴告示。

  13. 每个会议室只提供桌椅,不提供其他设备。赞助团体自行布置、重新排列和取下桌椅。会议室必须保持干净,保养良好,并且与使用前的状态一致。如果赞助团体损坏了图书馆财产,则须承担由此造成的费用,甚至可能失去日后再次使用会议室的资格。

  14. 任何人带入会议室的财产如果被盗或损坏,图书馆概不承担责任。

  15. 年满18岁的成人必须签署图书馆会议室申请表(PDF,62KB)。青少年团体使用会议室时,至少须有一名年满18岁的成人在场。

  16. 赞助团体负责确保参加会议的人数不超过火警部门规定的会议室最大占用率。

  17. 使用图书馆会议室的所有团体、俱乐部、实体或个人均须遵守上述使用规则以及关于使用穆鲁玛郡图书馆的行为准则。如果任何人(遵守规则的图书馆内部人员除外)违反这些规则,我们可能要求其立即终止会议并且/或者取消其日后再次使用会议室的资格。

其他政府机构(包括市级、郡级、州级和联邦政府级)使用会议室

在可能的情况下,图书馆也向其他政府机构或其承包商提供会议室。图书馆和穆鲁玛郡的计划和活动拥有优先使用会议室的权利,公众对会议室的需求也将影响其他政府机构对会议室的使用频率。使用会议室的其他政府机构同样必须遵守上述使用规则,以下情况除外:

  1. 如果其他政府机构或者代表政府机构运作的承包商提前两个月预定会议室,那么图书馆确保其可以使用会议室。

  2. 会议室可提前四个月预定。

  3. 其他政府机构使用会议室时,会议无需对公众开放。

  4. 如果公众也将参加会议,那么图书馆只在开馆时间向其他政府机构提供会议室。如果政府机构举行的会议只限内部职员参加,那么图书馆只在有职员当值但不对公众开放的时间提供会议室。如果政府机构要求在图书馆没有职员当值的时间使用会议室,则须经中央图书馆馆长或社区图书馆馆长批准。

程序

  1. 所有团体必须填写图书馆会议室申请表(PDF,62KB)并且仔细阅读图书馆会议室的公共使用政策(2010年5月5日修订版)中的会议室使用规则和程序。

  2. 提供会议室的图书馆均可提供纸质申请表和在线申请表。

  3. 请向拟在召开会议的图书馆提交申请表。申请表全部归档并且每年更新。会议地点拟在的图书馆主管或经理将依据图书馆会议室的公共使用政策审核并批准或拒绝申请表,如果对是否批准申请表存有疑虑,应请示社区图书馆馆长或中央图书馆馆长。

  4. 如果提交的图书馆会议室申请表被拒绝,申请人可以以书面形式诉诸图书馆馆长。馆长将审核有关申请表并以书面形式给予答复。