Комнаты для собраний

Некоторые библиотеки предлагают возможность бесплатного использования залов заседаний для проведения образовательных, культурных, гражданских и развлекательных собраний и программ. Собрания и программы, проводимые в библиотечных залах заседаний, должны быть открытыми, со свободным входом и представлять потенциальный интерес для общественности.

Библиотеки, в которых есть залы заседаний

Общественное пользование залами заседаний библиотек

Последняя редакция от 05.05.10

Следуя своей миссии, Библиотека округа Малтнома предлагает залы для заседаний библиотеки для общественного пользования в образовательных, культурных, гражданских и развлекательных целях, при условии соблюдения правил, приведенных ниже.

Библиотека округа Малтнома поддерживает и одобряет Библиотечный Билль о правах Американской ассоциации библиотек, который гласит:

«Библиотеки, в которых есть залы для заседаний, выставочные площадки или другие объекты, предназначенные для общественного пользования, должны сделать их доступными на равных условиях для всех лиц, независимо от их убеждений или членства в каких-либо организациях».

В соответствии со своей ролью ограниченного общественного форума, общественные библиотеки традиционно бесплатно предоставляли залы для заседаний, когда они были не заняты, общественным группам.

Тот факт, что организации было разрешено проводить собрания в библиотеке, не означает, что библиотека, ее сотрудники, ее консультационный совет или Совет представителей округа Малтнома одобряет убеждения этой организации.

Правила пользования залом для заседаний

  1. Программы и мероприятия, финансируемые Библиотекой округа Малтнома, имеют приоритет в пользовании залами для заседаний. Библиотека оставляет за собой право перенести подтвержденное бронирование зала для заседаний для того, чтобы предоставить помещение для проведения финансируемых библиотекой программ и мероприятий. Как заказчик, так и библиотека может отменить бронирование не позднее, чем за 24 часа до назначенного времени проведения заседания.
  2. Забронировать залы для заседаний можно за два месяца до проведения мероприятия. Возможность пользования залами предоставляется в порядке обращения с соответствующей просьбой. Пользование залами для заседаний может быть ограниченно одним разом в месяц для каждой группы из-за ограниченного количества залов для заседаний.
  3. Все заседания должны быть открытыми для общественности.
  4. Запрещено взимать плату за вход. Запрещено брать или собирать с посетителей денежные или имущественные пожертвования. Запрещено рекламировать или продавать услуги, продукты, товары, материалы или что-либо другое. Статья XI Раздела 9 Конституции штата Орегон запрещает таким государственным учреждениям, как библиотека, предоставлять финансовую помощь частным предприятиям при отсутствии ясной общественной цели.
  5. Продажа услуг, продуктов, товаров, материалов или вещей и сбор пожертвований, разрешенные в соответствии с финансируемой библиотекой программой или мероприятием, или от имени Друзей Библиотеки или Библиотечного фонда, разрешены.
  6. Как описано в пункте 4 выше, коммерческое использование библиотечных залов для заседаний, как правило, не допускается. Но коммерческая организация или отдельный специалист может воспользоваться библиотечным залом для заседаний для проведения образовательной программы, открытой для широкой общественности и связанной с его или ее областью специализации. В таком случае образовательная возможность, предоставляемая экспертом, приносит пользу обществу. Во время проведения такой программы или в будущем запрещено продавать какой-либо конкретный продукт или услугу, предлагаемую организацией, специалистом или любой другой стороной, имеющей соответствующий коммерческий интерес. Поэтому физическому лицу или организации, предлагающей такую программу, запрещено раздавать свои визитные карточки или брошюры, рекламирующие любой бизнес, продукт или услугу, и собирать персональные данные (имена, адреса, номера телефонов и т.д.) участников программы как в рамках процесса предварительной регистрации, так и во время проведения программы.
  7. Концерты и индивидуальные музыкальные репетиции запрещены. Запрещено использовать залы для проведения праздников в честь дней рождений и годовщин, свадеб, мероприятий по случаю похорон или других личных праздников и мероприятий.
  8. Залы для заседаний в районных библиотеках, в которых нет тихих кабинетов, не могут быть забронированы в качестве "тихих комнат", но могут использоваться в таком качестве без записи, если они в тот момент не заняты. В Центральной библиотеке запрещено использовать залы в качестве "тихих комнат".
  9. Залы для заседаний доступны для использования в часы работы библиотеки. Заседания должны заканчиваться за 15 минут до закрытия библиотеки.
  10. Разрешено подавать легкие закуски, но группам запрещено готовить еду на территории библиотеки. Группы несут ответственность за уборку.
  11. В информации о встрече, которая состоится в зале для заседаний библиотеки, необходимо четко указать группу-спонсора. Группам запрещено указывать библиотеку как спонсора своих программ или организаций в своих рекламных материалах.
  12. При условии предварительного согласования группы могут разместить указатели в утвержденных библиотекой местах.
  13. В каждом помещении есть столы и стулья. Никакое другое оборудование не предоставляется. Группа несет ответственность за размещение мебели, ее перестановку и за снятие столов и стульев. Залы для заседания должны быть оставлены чистыми, все должно быть в исправности и в том состоянии, в котором оно было изначально. Любая группа, которая нанесет ущерб библиотечному имуществу, будет нести ответственность за расходы, понесенные в связи с устранением этого ущерба, и может в будущем потерять привилегию пользования залом для заседаний.
  14. Библиотека не несет ответственности за кражу или нанесениея ущерба имуществу, которое было принесено в библиотечный зал для заседаний.
  15. Заявка на пользование библиотечным залом для заседаний (PDF, 62 Кб) должна быть подписана взрослым в возрасте 18 лет или старше, и как минимум один взрослый в возрасте 18 лет или старше должен присутствовать, когда зал для заседаний используется молодежными группами.
  16. Каждая группа несет ответственность за то, чтобы количество участников ее мероприятия не превышало максимальную вместимость зала для заседаний, установленную пожарным инспектором.
  17. Все группы, клубы, организации и лица, использующие библиотечные залы для заседаний, обязаны выполнять эти правила и Правила поведения, регулирующие пользование Библиотекой округа Малтнома. Несоблюдение этих правил может привести к немедленному прекращению встречи, удалению отдельных лиц из помещения библиотеки в соответствии с правилами и/или потере права на использование залов для заседаний в будущем.

Использование зала для заседаний другими государственными службами (например, городскими, федеральными или службами штата, округа)

Библиотека предоставляет свои залы для заседаний в пользование другим государственным службам или их подрядчикам, когда это возможно. Программы библиотеки или округа, а также финансируемые ими мероприятия имеют приоритет в плане использования залов для заседаний, и спрос со стороны общественности на использование залов для заседаний может влиять на то, как часто библиотечные залы для заседаний будут доступны другим государственным службам. Использование залов другими государственными службами подпадает под действие правил, приведенных выше, с некоторыми исключениями:

  1. Бронирование помещения другой государственной службой или подрядчиком, работающим по поручению финансируемых правительством служб, за два месяца до даты его использования будет рассматриваться как подтвержденное использование помещения.
  2. Резервирование залов для заседаний может производиться за 4 месяца до нужной даты.
  3. Мероприятия, проводимые другими государственными службами, не обязаны быть открытыми для общественности.
  4. Если общественность присутствует на таком мероприятии, залы для заседаний доступны для других государственных служб в течение часов работы библиотеки. Службам, которые проводят собрания только для своих сотрудников, может быть разрешено проводить такие собрания в часы, когда в библиотеке находится ее персонал, но она не открыта для общественности. Службы, которые хотят использовать библиотечные залы для заседаний в отсутствие ее персонала, должны обратиться к директору Центральной библиотеки или директору по работе районных библиотек.

Процедуры

  1. Все группы должны заполнить Заявку на пользование залом для заседаний (PDF, 62 Кб) и ознакомиться с правилами пользования залом для заседаний и процедурами, описанными в правилах Общественного использования библиотечных залов для заседания (последняя версия от 05.05.10).
  2. Бланки заявок доступны во всех библиотеках, в которых есть залы для заседаний, и на веб-сайте библиотеки.
  3. Подайте заявку в ту библиотеку, где будет проходить предполагаемое собрание. Заявки хранятся в архиве и должны ежегодно обновляться. Супервайзер или менеджер библиотеки, в которой будет проходить заявленное собрание, занимается рассмотрением, утверждением или отклонением всех заявок, основываясь на правилах общественного пользования библиотечными залами для заседаний. Если по поводу заявки возникают сомнения, ее отправляют директору Центральной библиотеки или директору по работе районных библиотек для получения консультации.
  4. Любой заявитель, чью заявку на использование библиотечного зала для заседаний отклонили, имеет право подать апелляцию в письменной форме директору библиотек. Директор рассмотрит заявку и предоставит заявителю ответ в письменной форме.